Извещения

Извещения

Расчеты между распорядителем и подведомственными учреждениями, между учредителем и подчиненными учреждениями, а также внутрибюджетные и межбюджетные расчеты в соответствии с инструкцией отражаются на основе извещений. В зависимости от того, является ли учреждение получателем или передающей стороной, извещения формально разделяются по смысловому признаку на входящие и исходящие. Также извещениями доводятся сведения для отражения в учете операций по централизованному снабжению.

Для регистрации соответствующих документов и отражения в учете совершаемых операций, информация о которых доводится извещениями, в системе реализованы следующие разделы: Извещения входящие, Извещения исходящие. Для случаев, когда учреждение получает или передает какие-либо ТМЦ или услуги в порядке централизованного снабжения, дополнительно реализован раздел Документы централизованного снабжения.

Для того чтобы отражать в учете все виды операций, которые производятся на основе извещений, документы-извещения содержат такие показатели, как тип расчетов и тип передачи. В типах расчетов указывается характер отношений с учреждением, от которого было получено (либо передано) извещение, т.е.: расчеты с учредителем, внутриведомственные, внутрибюджетные, межбюджетные. В типах передачи указывается тип передаваемых активов между организацией, осуществляющей ведение бухгалтерского учета, и учреждением, от которого получен документ, т.е.: дебиторско-кредиторская задолженность, денежные средства, различные НФА, а также централизованные поставки. Для отражения в учете централизованных поставок дополнительно регистрируются документы централизованного снабжения. Более наглядно схему работы с извещениями см. на Рисунок 87.

Рисунок 87

Входящие извещения

Для отражения сведений, доведенных входящим извещением, требуется зарегистрировать входящее извещение, для этого необходимо перейти в раздел Расчеты>Извещения входящие.

В главном окне раздела расположены две панели: извещения входящие (верхняя панель), а также сведения о спецификации и документах централизованного снабжения, если осуществляются централизованные поставки (нижняя панель) (см. Рисунок 88).

Рисунок 88. Извещения входящие

Добавление входящего извещения

Для добавления входящего извещения следует в контекстном меню панели Извещения входящие выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Извещение входящее :: Добавление» (см. Рисунок 89) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 89. Добавление входящего извещения, закладка "Документ"

Закладка «Документ»:

• Отправитель:

• Организация – следует указать организацию отправителя, значение выбирается из раскрывающегося словаря «Контрагенты»;

• Участник бюджетного процесса – заполняется автоматически, если выбранная организация является участником бюджетного процесса;

• Поставщик – следует указать, если выбранная ранее организация не является фактическим поставщиком НФА, при этом указывается та, организация, в разрезе которой будут учитываться НФА на счетах в пути;

• Получатель:

• Организация – следует указать организация получателя, значение выбирается из выпадающего списка. При регистрации входящих извещений организацией получателем является организация, для которой ведется бухгалтерский учет;

• Участник бюджетного процесса – заполняется автоматически, если выбранная организация является участником бюджетного процесса;

• Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;

• Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. При нажатии кнопки со значком автоматически формируется уникальный последовательный номер;

• Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Дата операции – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Тип расчетов – следует выбрать из выпадающего списка тип расчетов. Задается соответствующий тип в зависимости от того, с каким участником расчетов оформляется данный документ. Для выбора доступны следующие значения: внутрибюджетные расчеты, внутриведомственные расчеты, межбюджетные расчеты, расчеты с учредителем.;

• Тип передачи – следует выбрать из выпадающего списка тип передачи. Задается соответствующий тип в зависимости от того, какой тип активов доставляется на основе данного извещения. Для выбора доступны следующие значения: дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, денежные средства, централизованная поставка НФА, передача НФА между учреждениями;

• НФА и сопроводительные документы получены одновременно с извещением – следует отметить галочкой, если в рамках операции по централизованным поставкам ТМЦ и первичные документы доставлены одновременно с регистрируемым извещением;

• Примечание – поле предназначено для дополнительной информации.

Для работы с входящими извещениями следует заполнить справочник «Участники бюджетного процесса».

Закладка «Спецификация»:

После заполнения общих данных по входящему извещению, необходимо перечислить все ТМЦ, услуги и иные активы, поставляемые согласно полученному извещению. Эти сведения указываются на закладке «Спецификация» (см. Рисунок 90).

Рисунок 90. Добавление входящего извещения, закладка "Спецификация"

Для добавления спецификации в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Спецификация :: Добавление» (см. Рисунок 91) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 91. Добавление спецификации

• Дебет/Кредит:

• КБК, Счет, КОСГУ – следует указать корреспонденцию счетов и классификацию, в которой будут отражаться в учете сведения по данному извещению;

• Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка;

• Сумма – общая сумма по данной номенклатурной позиции;

• Номенклатура – следует выбрать значение номенклатурной позиции из раскрывающегося словаря «Номенклатор»;

• Модификация – при наличии у номенклатуры различных модификаций, можно выбрать одну из них;

• Вид НФА – указывается вид НФА, к которому относится выбранная номенклатурная позиция;

• Количество – общее количество данной номенклатурной позиции;

• Содержание операции – поле предназначено для внесения дополнительной информации.

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Также возможно сформировать спецификацию из документов централизованного снабжения, подробнее смотрите ниже.

Закладка «Документы»:

На закладке «Документы» следует указать документы централизованного снабжения, которые были доставлены вместе с ТМЦ, полученными до регистрируемого извещения (см. Рисунок 92).

Рисунок 92. Добавление входящего извещения, закладка "Документы"

Для добавления документа следует воспользоваться пунктом контекстного меню Добавить и выбрать нужный документ из открывшегося окна «Документы централизованного снабжения».

После добавления документа система предложит сформировать спецификацию извещения, для подтверждения нажмите на кнопку ОК, для отмены на кнопку Отмена.

Закладка «Подписи»:

Ответственных лиц, которые визируют данный документ, следует указать на закладке подписи.

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

После того как входящее извещение создано, согласовано и по нему необходимо в системе зарегистрировать проводки, входящее извещение следует отработать в учете. Для этого в контекстном меню созданного входящего извещения следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне представлены данные входящего извещения (см. Рисунок 93). Для отработки следует нажать кнопку ОК.

Рисунок 93. Отработка документов

В результате отработки произойдет формирование соответствующих проводок. Чтобы посмотреть сформированные проводки следует воспользоваться пунктом контекстного меню Отработка>Показать проводки. В открывшемся окне представлены данные по сформированным проводкам (см. Рисунок 94).

Рисунок 94. Проводки

Формирование первичных бухгалтерских документов

Для дальнейшего отражения в учете операций с полученными активами потребуется формирование последующих первичных бухгалтерских документов. Процесс их регистрации и формирования можно автоматизировать. Для этого следует в контекстном меню утвержденного входящего извещения выбрать пункт Сформировать. В открывшемся списке требуется выбрать наименование нужного документа (см. Рисунок 95).

Рисунок 95. Формирование первичных бухгалтерских документов

Возможно создание следующих документов:

• Акт о приеме-передаче объектов основных средств (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче объектов основных средств»);

• Приходный ордер (подробнее см. «Приходные ордера»);

• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче группы ОС»);

• Акт выполненных работ (подробнее см. «Расчеты по услугам»).

Исходящие извещения

Для отражения сведений, которые организация, осуществляющая бухгалтерский учет, доводит на основе исходящего извещения, требуется зарегистрировать исходящее извещение, для этого необходимо перейти в раздел Расчеты>Извещения исходящие.

В главном окне раздела расположены две панели: извещения исходящие (верхняя панель), а также сведения о спецификации и документах централизованного снабжения, если осуществляются централизованные поставки (нижняя панель) (см. Рисунок 96).

Рисунок 96. Исходящие извещения

Добавление исходящего извещения

Для добавления исходящего извещения следует в контекстном меню панели Извещения исходящие выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Извещение исходящие :: Добавление» (см. Рисунок 97) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 97. Добавление исходящего извещения

Содержание и способы заполнения полей при добавлении исходящего извещения аналогичны добавлению входящего извещения (см. раздел «Добавление входящего извещения»).

Для работы с исходящими извещениями следует заполнить справочник «Участники бюджетного процесса».

После того как исходящее извещение создано, согласовано и по нему необходимо в системе зарегистрировать проводки, исходящее извещение следует отработать в учете. Для этого в контекстном меню созданного исходящего извещения следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне представлены данные исходящего извещения (см. Рисунок 98). Для отработки следует нажать кнопку ОК.

Рисунок 98. Отработка документов

В результате отработки произойдет формирование соответствующих проводок. Чтобы посмотреть сформированные проводки следует воспользоваться пунктом контекстного меню Отработка>Показать проводки. В открывшемся окне представлены данные по сформированным проводкам (см. Рисунок 99).

Рисунок 99. Проводки

Документы централизованного снабжения

Особенностью централизованных поставок является то, что информация от учреждения, которое выступало заказчиком, доводится на основе извещения, тогда как ТМЦ доставляют поставщики вместе с первичными документами. Чаще всего получение сведений о поставках в виде извещения и непосредственно поставка ТМЦ происходят не одновременно. Для отражения в учете операций, связанных с централизованными поставками, в рамках которых поставка НФА происходит не одновременно с получением извещений, необходимо регистрировать сведения о фактическом получении НФА. Для этого в системе реализован раздел Документы централизованного снабжения. В зависимости от того, что будет раньше отражено в учете, документ или извещение – будут регистрироваться разные проводки.

Рассмотрим на примере следующих схем работу в разделе Извещения при централизованных поставках:

• Извещение и ТМЦ с первичными документами доставляются одновременно:

Рисунок 100. Схема регистрации документов при централизованных поставках № 1

• Извещение доставлено ранее, чем ТМЦ и первичные документы:

Рисунок 101. Схема регистрации документов при централизованных поставках № 2

• ТМЦ с первичными документами доставлены ранее, чем извещения:

Рисунок 102. Схема регистрации документов при централизованных поставках № 3

Для того чтобы зарегистрировать в системе документы централизованного снабжения, отразить их в учете необходимо перейти в раздел Расчеты>Документы централизованного снабжения.

В главном окне раздела расположены две панели: документы централизованного снабжения (верхняя панель), и сведения о спецификации (нижняя панель) (см. Рисунок 103).

Рисунок 103. Документы централизованного снабжения

Добавление документа централизованного снабжения

Для добавления документа централизованного снабжения следует в контекстном меню панели «Документы централизованного снабжения» выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Документ централизованного снабжения :: Добавление» (см. Рисунок 104) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 104. Добавление документа централизованного снабжения

Закладка «Документ»:

• Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;

• Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. При нажатии кнопки со значком автоматически формируется уникальный последовательный номер;

• Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Дата операции – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Тип извещения – следует выбрать значение из выпадающего списка;

• Извещение – если в системе уже зарегистрировано извещение, его следует указать, выбрав значение из раскрывающейся формы «Извещения входящие» или «Извещения исходящие», в зависимости от выбранного типа извещения. После выбора извещения некоторые поля формы заполнятся автоматически, также система предложить сформировать спецификацию документа, подробнее см. ниже;

• Получен одновременно с извещением – следует отметить галочкой, если документы и ТМЦ в рамках операции по централизованному снабжению доставлены одновременно с извещением;

• Организация – указывается организация, для которой ведется бухгалтерский учет;

• Контрагент – следует указать организацию, являющуюся заказчиком отражаемых централизованных поставок (вышестоящее учреждение и т.д.), значение выбирается из раскрывающегося словаря «Контрагенты»;

• Поставщик – указывается та организация, в разрезе которой будут учитываться НФА на счетах в пути;

• Примечание – поле предназначено для дополнительной информации;

• Документ поставщика:

• Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;

• Номер документа – указывается реальный номер документов, поле состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера;

• Дата документа – значение выбирается из выпадающего календаря;

• КБК – значение выбирается из раскрывающегося словаря «Коды бюджетной классификации»;

• Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка;

• Суммы – поле информативное, автоматически формируется сумма из спецификации;

• Примечание – поле предназначено для дополнительной информации.

Закладка «Спецификация»:

После заполнения общих данных по документу централизованного снабжения, необходимо перечислить все ТМЦ, услуги и иные активы, поставляемые согласно документу. Эти сведения указываются на закладке «Спецификация» (см. Рисунок 105).

Рисунок 105. Спецификация

Добавление, редактирование и удаление спецификации выполняется аналогично соответствующему пункту при добавлении входящего извещения (см. раздел «Добавление входящего извещения»). Также при заполнении поля Извещение на закладке «Документ» система предложит сформировать спецификацию на основе выбранного извещения. Тогда при необходимости останется внести в спецификацию изменения, например, скорректировать сумму или количество, а также удалить еще не поступившие позиции. При этом после поступления недостающих позиций и при регистрации последующего документа система уже сформирует спецификацию на оставшуюся количественную и суммовую дельту.

После создания документа централизованного снабжения его следует отработать в учете. Для этого в контекстном меню созданного документа централизованного снабжения следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне представлены данные документа (см. Рисунок 106). Для отработки следует нажать кнопку ОК.

Рисунок 106. Отработка документов

В результате отработки произойдет формирование соответствующих проводок. Чтобы посмотреть сформированные проводки следует воспользоваться пунктом контекстного меню Отработка>Показать проводки. В открывшемся окне представлены данные по сформированным проводкам (см. Рисунок 107).

Рисунок 107. Проводки

Формирование первичных бухгалтерских документов

Для дальнейшего отражения в учете операций с полученными активами потребуется формирование последующих первичных бухгалтерских документов. Процесс их регистрации и формирования можно автоматизировать. Для этого следует в контекстном меню утвержденного документа централизованного снабжения выбрать пункт Сформировать. В открывшемся списке требуется выбрать наименование нужного документа (см. Рисунок 108).

Рисунок 108. Формирование первичных бухгалтерских документов

Возможно создание следующих документов:

• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче группы ОС»);

• Акт о приеме-передаче объектов основных средств (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче объектов основных средств»);

• Приходный ордер (подробнее см. «Приходные ордера»);

• Акт выполненных работ (подробнее см. «Расчеты по услугам»).