Безналичные расчеты

Для отражения в учете данных о безналичных расчетах в системе предусмотрен раздел «Безналичные расчеты».

Заявки на кассовый расход

Для отражения выбытия средств на лицевых счетах, открытых в органах Федерального казначейства (ФК), в системе регистрируется заявка на кассовый расход. Для работы с заявками на кассовый расход следует перейти в раздел Безналичные расчеты > Заявки на кассовый расход. В открывшемся окне представлены зарегистрированные в системе заявки и их расшифровки с детальными сведениями о суммах и назначении платежа (см. Рисунок 109).

Рисунок 109. Заявки на кассовые расходы

Регистрация заявки на кассовый расход

Для регистрации заявки на кассовые расходы в контекстном меню панели списка заявок следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне необходимо указать общую информацию о формируемой заявке (см. Рисунок 110).

Рисунок 110. Добавление заявки на кассовый расход

Тип документа выбирается при регистрации в системе первого расходного расписания. При регистрации последующих расходных расписаний значение поля Тип документа устанавливается автоматически.

В поле Номер документа автоматически формируется уникальный последовательный номер для типа документа и финансового года.

В поле Дата документа автоматически подставляется текущая дата.

При регистрации сведений о бюджетном обязательстве в поле Наименование клиента необходимо указать наименование организации, которая формирует заявку для осуществления платежа. После указания наименования клиента поля Наименование ОрФК, Код ОрФК, Код УБП, Обслуживаемая организация, Лицевой счет, Главный распределитель, Глава, Бюджет, Финансовый орган, Единица измерения, по ОКЕИ, Руководитель заполняются автоматически в соответствии с указанной организацией.

Для работы с заявками на кассовый расход необходимо заполнить справочник «Участники бюджетного процесса».

В поле Лицевой счет необходимо выбрать номер счета, через который будет осуществляться денежное исполнение формируемой заявки.

Значения поля Сквозная аналитика устанавливается значением по умолчанию при добавлении спецификации.

При указании в поле Бюджетное обязательство реквизитов документа, на основании которого ранее в системе были зарегистрированы сведения о принятом бюджетном обязательстве, на закладке «Расшифровка заявки» автоматически будут заполнены сведения о бюджетной классификации, контрагентах и суммах в форме добавления заявки на кассовый расход из указанного бюджетного обязательства.

В поле Предельная дата исполнения следует указать дату, до которой регистрируемый документ будет считаться актуальным.

Для указания детальных сведений о кассовых расходах следует перейти к закладке «Реквизиты» (см. Рисунок 111).

Рисунок 111. Добавление заявки на кассовый расход, "Реквизиты"

В «Разделе I. Реквизиты документа» следует указать параметры регистрируемой заявки на кассовый расход. В случае перечисления средств в счет оплаты аванса необходимо установить флажок в поле 4. Если в сумму, перечисляемую в счет уплаты, входит сумма НДС, в поле 6 следует указать ставку НДС. Вид платежа (электронный, почтой) необходимо указать в поле 8, и назначение платежа – в поле 9. При этом значение сумм в полях 1, 3, 5 рассчитывается автоматически на основе сумм, указанных на закладке «Расшифровка», и прочих реквизитах регистрируемого документа.

В «Разделе II. Реквизиты документа-основания» необходимо указать документ (документы), являющийся основанием для проводимых расчетов.

В «Разделе III. Реквизиты контрагента» следует указать реквизиты контрагента-получателя платежа.

Если перечисление средств производится в счет уплаты налогов, то в «Разделе IV. Реквизиты налоговых платежей» следует указать сведения о налогах.

Для указания детальных сведений о бюджетных классификациях и суммах в разбивке по месяцам текущего года или по годам следует перейти к закладке «Расшифровка заявки» (см. Рисунок 112).

Рисунок 112. Добавление заявки на кассовый расход, "Расшифровка заявки"

Если на закладке «Общая информация» было указано бюджетное обязательство, то расшифровка заявки будет заполнена сведениями из указанного обязательства.

Для добавления расшифровка в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать назначение платежа, БК и суммы (см. Рисунок 113).

Рисунок 113. Добавление расшифровки заявки на кассовый расход

После заполнения полей следует нажать на кнопку OK.

После заполнения всех полей документ можно распечатать. Для этого в контекстном меню заявки следует выбрать пункт Печать > Заявка на кассовый расход ф. 0531808.

Проведение заявки в казначействе, выставление номера заявки

Для осуществления платежа по заявке ее необходимо предоставить в органы казначейства. Для этого ее необходимо выгрузить в электронном виде. Для выгрузки документа в контекстном меню заявки следует выбрать пункт Выгрузить.

После регистрации заявки в органах федерального казначейства документ необходимо отработать в учете. Для этого в контекстном меню заявки следует выбрать пункт
Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне следует нажать на кнопку Сформировать (см. Рисунок 114).

Рисунок 114. Отработка заявки на кассовый расход

Изменение заявки на кассовый расход

Для изменения заявки на кассовый расход следует выполнить следующие действия:

• Снять отработку заявки, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку.

• В контекстном меню изменяемой заявки выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне следует внести соответствующие изменения и нажать кнопку OK.

• При необходимости распечатать измененный документ, выбрав в его контекстном меню пункт Печать > Заявка на кассовый расход ф. 0531808.

• Выгрузить заявку для регистрации в органах федерального казначейства.

• Сделать отметку о регистрации заявки в органах федерального казначейства.

• Отработать документ в учете.

Выписка из лицевого счета ПБС

В случае, когда лицевые счета учреждения открыты в органах казначейства, для отражения операций на лицевом счете в бухгалтерском учете основанием являются выписки, предоставляемые данным казначейством. Для автоматизации процесса получения сведений о выписках и регистрации в соответствии с ними бухгалтерских проводок предназначен раздел Выписки из лицевого счета ПБС. Выписки могут предоставляться учреждению как в бумажном, так и в электронном виде. В системе реализовано два способа добавления данных: регистрация документов вручную (на основе выписок, предоставленных на бумажных носителях) и автоматический импорт данных (на основе электронного файла, предоставленного казначейством).

Ниже представлена схема работы в подразделе «Выписка из лицевого счета получателя бюджетных средств» (Рисунок 115):

• По мере совершения различных операций в системе регистрируются первичные документы (бюджетные обязательства, расходные расписания, заявки на кассовый расход, платежные поручения), которые в дальнейшем в электронном виде направляются в казначейство. в учете данные документы не отражены;

• Полученная от казначейства выписка регистрируется в системе (автоматический импорт или ручной ввод);

• Зарегистрированные в системе первичные документы, на основании которых в казначействе были совершены операции, должны получить признак «Подтверждены по выписке». Для автоматизации этого процесса выписку следует верифицировать;

• Формирование бухгалтерских проводок из верифицированной выписки с помощью массовой отработки документов.

Рисунок 115. Схема документооборота подраздела «Выписка из лицевого счета ПБС»

Для регистрации выписки из лицевого счета ПБС необходимо перейти в раздел Безналичные расчеты>Выписки из лицевого счета ПБС.

В главном окне раздела расположены две панели: выписки из лицевого счета ПБС (верхняя панель), а также сведения о документах по операциям выписки (нижняя панель) (см. Рисунок 116).

Рисунок 116. Выписки из лицевого счета ПБС

Добавление выписки из лицевого счета ПБС

Существует два способа добавления новой выписки из лицевого счета ПБС: автоматический импорт данных на основе электронного файла выписки и добавление выписки вручную.

Автоматический импорт данных

Перед началом загрузки данных необходимо убедиться в правильной настройке загрузки/ выгрузки документов.

Настройка загрузки/ выгрузки документов

Для настройки загрузки документов реализован раздел Безналичные расчеты>Настройки загрузки/выгрузки документов. В открывшемся окне (см. Рисунок 117) требуется указать тип загружаемого документа. Устанавливается значение «Выписка из ЛС ПБС (Выписка из лицевого счета ПБС)».

Рисунок 117. Форма настройки типа документа загрузки

После выбора следует нажать на кнопку ОК, далее можно переходить непосредственно к пакетной загрузке данных.

Пакетная загрузка данных

Для автоматического импорта данных необходимо воспользоваться пунктом меню Безналичные расчеты>Пакетная загрузка данных. Открывшееся окно «Задача на загрузку данных» (см.Рисунок 118) содержит в верхней области список задач на загрузку с указанием даты, статуса загрузки и имени пользователя, в нижней области приводится описание файла на загрузку, статус завершения загрузки и сообщение о результате загрузки.

Рисунок 118. Форма «Задача на загрузку данных»

Для добавления новой задачи на загрузку необходимо в контекстном меню панели «Задача на загрузку данных» выбрать пункт Добавить. На экране появится окно «Задача на загрузку данных :: Добавление» (см. Рисунок 119). Для добавления элемента задачи следует выбрать в контекстном меню панели «Элементы задачи» пункт Добавить.

Рисунок 119. Добавление задачи на загрузку файла

Далее следует выбрать файл для импорта данных (см.Рисунок 120) и нажать OK.

Рисунок 120. Форма выбора файла для загрузки данных

Задача со статусом «Новая» появится в окне «Задачи на загрузку данных», если этого не произошло следует в контекстном меню выбрать пункт Обновить. Для выполнения загрузки необходимо в ее контекстном меню выбрать пункт Выполнить.

Рисунок 121. Форма «Задача на загрузку данных». Этап выполнения новой загрузки

Результат загрузки будет отражен в статусе (готово или завершено с ошибками).

На панели «Элемент (файл, набор данных) для задачи на загрузку» в поле Статус появится запись «Успешно». В поле Сообщение – количество загруженных документов.

При успешной загрузке данных можно приступать к дальнейшей обработке выписки из лицевого счета ПБС.

Ручное добавление выписки из лицевого счета ПБС

Для добавления новой выписки из лицевого счета ПБС вручную необходимо в контекстном меню панели Выписки из лицевого счета ПБС выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Выписка из лицевого счета ПБС :: Добавление» (см. Рисунок 122) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 122. Добавление выписки из лицевого счета ПБС, закладка "Документ"

Закладка «Документ»:

• Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;

• Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. При нажатии кнопки со значком автоматически формируется уникальный последовательный номер в пределах указанного префикса;

• Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Дата предыдущей выписки – дата формирования предыдущей выписки, значение устанавливается автоматически, при необходимости его можно изменить;

• Наименование клиента – следует указать организацию – участника бюджетного процесса, которой предназначена выписка;

• Обслуживаемая организация – указывается организация, для которой ведется бухгалтерский учет, заполняется автоматически, после указания наименования клиента;

• Главный распорядитель, Бюджет, Код ОРФК, Код УБП, Глава – значения выставляются автоматически после заполнения поля Наименование клиента, для редактирования не доступно;

• Лицевой счет – следует указать лицевой счет, операции по которому отражены в регистрируемой выписке, значение выбирается из раскрывающейся формы «Счета в финансовых учреждениях»;

• Дата подписания – дата подписания выписки, значение выбирается из выпадающего календаря;

• Ответственный исполнитель – значение выбирается из раскрывающегося словаря «Физические лица»;

• Телефон – при необходимости можно указать телефон ответственного исполнителя.

Для работы с выписками из лицевого счета ПБС необходимо заполнить справочник «Участники бюджетного процесса».

Закладка «Остатки»:

На данной закладке указываются сведения о состоянии лицевого счета до поступления данной выписки и после (см. Рисунок 123).

Рисунок 123. Добавление выписки из лицевого счета ПБС, закладка "Остатки"

Закладка «Расшифровка»:

На данной закладке указываются подробные сведения обо всех документах по операциям выписки (см. Рисунок 124).

Рисунок 124. Добавление выписки из лицевого счета ПБС, закладка "Расшифровка"

Для добавления документа выписки в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Спецификация :: Добавление» (см. Рисунок 125) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 125. Добавление документа выписки, закладка «Документ»

Закладка «Документ»

• Раздел выписки – следует указать раздел выписки, к которому она относится, для выбора доступны следующие значения: выбытия, назначения входящие, назначения исходящие, обязательства и поступления.

Каждому разделу выписки соответствует определенный раздел системы, так, например, выбытие – это заявки на кассовый расход, платежные поручения; назначения входящие/исходящие – расходные расписания; обязательства – бюджетные обязательства, поступления – входящие платежные поручения. В зависимости от того, для какого раздела регистрируются сведения, далее следует указать Номер и Дату документа (Документ УБП), подтвержденного данной выпиской, по которому в казначействе была совершена операция.

Также можно указать реквизиты документа, которым казначейство оформило данную операцию.

Закладка «Поступления/выбытия»

При выборе раздела выписки Поступление или Выбытие станет доступна закладка «Поступления/выбытия», на ней следует указать сумму, на которую совершенная данная операция (см. Рисунок 126).

Рисунок 126. Добавление документа выписки, закладка «Поступления/Выбытия»

Закладка «Назначения»

При выборе раздела выписки Назначения входящие или Назначения исходящие станет доступна закладка «Назначения», на ней следует указать суммы бюджетных ассигнований, а также лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования (см. Рисунок 127).

Рисунок 127. Добавление документа выписки, закладка «Назначения»

Закладка «Обязательства»

При выборе раздела выписки Обязательства станет доступна закладка «Обязательства», на ней следует указать сумму поставленных на учет бюджетных обязательств (см. Рисунок 128).

Рисунок 128. Добавление документа выписки, закладка «Обязательства»

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Верификация данных

Все операции, подтвержденные выпиской из казначейства, совершены на основе первичных документов обслуживаемой организации. Для отражения в учете данных первичных документов, т.е. формирования по ним проводок, они должны получить признак «Подтверждены по выписке». Для автоматического присвоения такого признака всем документам, фигурировавшим в выписке, необходимо выполнить верификацию.

В процессе верификации выполняется сопоставление информации, содержащейся в выписке, с ранее зарегистрированными в системе и переданными в казначейство первичными документами. Данное сопоставление можно уточнять путем задания параметров в "алгоритме соответствия документов к строкам выписки". Для изменения параметров алгоритма необходимо перейти в раздел Настройки>Настройки. Далее в контекстном меню строки Привязка алгоритмов сопоставления документов к строке выписки следует выбрать пункт Редактирование. В открывшемся окне «Привязка алгоритмов сопоставления документов к строке выписки» (см. Рисунок 129) для каждого раздела выписки галочками устанавливаются соответствующие типы первичных документов.

Рисунок 129. Форма «Привязка алгоритмов сопоставления документов к строке выписки

Для проведения верификации следует перейти в раздел Безналичные расчеты>Выписка из лицевого ПБС и в контекстном меню выделенной выписки выбрать пункт Верификация>Провести верификацию (см. Рисунок 130).

Рисунок 130. Форма «Выписка из лицевого счета ПБС» выбор проведения верификации

На экране появится окно «Параметры» (см. Рисунок 131) для визуального контроля данных. Для формирования связанных документов требуется нажать на кнопку Далее.

Рисунок 131. Форма «Параметры»

После выбора документов для квитирования при нажатии кнопки Далее формируется результат верификации (см.Рисунок 132). Установка галочки подтверждает наличие подходящего первичного документа, зарегистрированного в системе.

Рисунок 132. Форма диалога «Результаты»

Если результат не устраивает, возможно провести корректировку, для этого в контекстном меню требуется выбрать пункт Изменить. На экране появится окно «Документ выписки: Редактирование» (см.Рисунок 133), где следует внести необходимые изменения.

Рисунок 133. Окно «Документ выписки: Редактирование»

После редактирования следует нажать кнопку ОК для сохранения изменений.

В окне «Результаты» (см. Рисунок 132) для сохранения результатов верификации следует также нажать на кнопку ОК. В итоге проведенной верификации документы, реквизиты которых фигурировали в выписке, получат признак «Подтверждены по выписке». На их основе можно формировать бухгалтерские проводки.

Формирование бухгалтерских проводок

Для формирования бухгалтерских проводок верифицированную выписку из лицевого счета ПБС следует отработать в учете. Для этого в её контекстном меню необходимо выбрать пункт Отработка>Отработать в учете (см.Рисунок 134).

Рисунок 134 Окно «Выписка из лицевого счета ПБС» подменю «Отработка»

По результатам отработки на экране появится окно «Отработка документов»
(см.Рисунок 135).

Рисунок 135. Окно отработки документов

Данные отработки представлены на соответствующих закладках. Для формирования бухгалтерских проводок следует выбрать в нижней части окна вид учета «Бухгалтерский» и нажать кнопку Сформировать. Результат будет представлен в окне «Отработка документов» на закладке Результаты (см. Рисунок 136).

Рисунок 136. Окно «Отработка документов» закладка «Результаты»

В верхней части приведены данные о проведенных документах, в средней области представлена информация о ходе процедуры формирования проводок, нижняя область содержит сведения по сформированным проводкам.

Объявления на взнос наличными

Данный раздел предназначен для отражения в учете операций по взносу наличных на банковский счет учреждения. Для регистрации документов необходимо перейти в раздел Безналичные расчеты>Объявления на взнос наличными, также данная форма доступна из раздела Расчеты наличными> Объявления на взнос наличными.

Схема работы в разделе

Рисунок 137

Добавление объявления на взнос наличными

При добавлении документов в данном разделе необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 138

Необходимо заполнить основные реквизиты добавляемого документа. Значение части полей одинаково для всех документарных разделов (см. подробнее раздел «Основные значения полей в документарных разделах»).

• От кого – следует указать физическое лицо, производящее взнос денежных средств;

• Получатель – обслуживаемая организация, в учете которой данная операция будет отражаться. После выбора организации автоматически заполнятся поля ИНН, КПП, если их значения указаны для выбранной организации;

• Счет получателя – необходимо указать счет получателя, при этом будут заполнены поля р/счет, Банк получателя и БИК.

• в том числе по символам – в данном поле при помощи пункта контекстного меню Добавить, необходимо заполнить данные расшифровки, которые содержат детальные сведения о кодах бюджетной и экономической классификации, суммах и кассовом символе, по которому отражается внесение наличных денежных средств на счета:

Рисунок 139

Для сохранения объявления на взнос наличными следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать кнопку Отмена.

Печать документов

После формирования объявления его можно распечатать. Для этого в контекстном меню соответствующей записи следует выбрать пункт Печать>Объявление на взнос наличными ОКУД ф. 0402001. На экране появится окно «Параметры отчета».

Для просмотра документа следует нажать на кнопку Просмотр, для печати на кнопку Печать, для закрытия окна на кнопку Закрыть. Если поставить галочку в окошке «Закрыть по завершению», данное окно после просмотра или печати закроется автоматически.

Далее документ можно отдать на подпись ответственным лицам.

Рекомендуется распечатывать и подписывать объявление на взнос наличными ответственными лицами до его отработки в системе

Отработка объявления на взнос наличными

По факту зачисления денежных средств на счета учреждения объявление на взнос наличными необходимо отразить в бухгалтерском учете. Для этого в контекстном меню объявления следует выбрать пункт Отработка>Отработать в учете.

В результате отработки будут созданы хозяйственные операции с проводками по внесения наличных денежных средств на счета учреждения.

Рисунок 140

Заявки на получение наличных

Для получения наличных денежных средств учреждению необходимо предоставить в казначейство соответствующую заявку. На основе данной заявки в казначействе будут осуществлены операции по переводу денег на расчетный счет учреждения по выдаче наличных.

Для регистрации заявки на получение наличных денежных средств необходимо перейти в раздел Безналичные расчеты>Заявки на получение наличных, также данная форма доступна из раздела Расчеты наличными>Заявки на получение наличных.

Схема работы в разделе

Ошибка! Объект не может быть создан из кодов полей редактирования.

Рисунок 141

Добавление заявки на получение наличных

При добавлении документов в данном разделе необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 142

Закладка «Общая информация»

Следует заполнить основные реквизиты добавляемого документа. Значение части полей одинаково для всех документарных разделов (см. подробнее раздел «Основные значения полей в документарных разделах»).

Внимание! Для работы с заявками на получение наличных необходимо заполнить справочник «Участники бюджетного процесса».

После указания Обслуживаемой организации, в учете которой будут отражаться соответствующие операции, автоматически заполнится часть полей, таких как: Наименование ОРФК, код ОРФК, Наименование клиента, Код УБП, Главный распорядитель, Бюджет, Лицевой счет, Глава; при условии, что их значения указаны для выбранной организации.

• Финансовый орган – финансовый орган, в который передается заявка;

• Предельная дата исполнения – следует выбрать из календаря предельную дату исполнения заявки;

• Доверенное лицо – необходимо указать физическое лицо, которому доверяется получить наличные денежные средства. Его должность и реквизиты документа, удостоверяющего личность, будут выставлены автоматически, если их значения указаны для выбранного физического лица;

Закладка «Реквизиты и расшифровка заявки»

Рисунок 143

На данной закладке при помощи пункта контекстного меню Добавить указываются детальные сведения о расшифровке заявки на получение наличных денежных средств. Расшифровка состоит из двух частей. В первой части задаются реквизиты чека, по которому будет производиться снятие наличных денежных средств:

Рисунок 144

• Сумма – общая сумма наличных денежных средств, которая предполагается к снятию;

• Номер/Серия/Дата/Срок действия чека – задаются соответствующие реквизиты чека;

• Кассовый символ – необходимо указать кассовый символ, определяющий направление расходов по снимаемым наличным денежным средствам.

Вторая часть расшифровки предназначена для задания детальных кодов бюджетной и экономической классификации, по которым будут отражаться наличные денежные средства, принимаемые в кассу учреждения.

• Источник средств – следует указать, к какому источнику средств относится снимаемая сумма;

Рисунок 145

• Код по БК/КОСГУ – указываются коды бюджетной и экономической классификации;

• Сумма – сумма снимаемых наличных денежных средств, которые будут отражаться в учете по заданным кодам;

• Назначение платежа – можно ввести текстовое пояснение, определяющее предназначение снимаемых денежных средств.

Необходимо добавить столько записей, сколько присутствует сочетаний кодов бюджетной и экономической классификации, по которым в учете будет отражаться поступление наличных денежных средств, в соответствии с целями, на которые они принимаются.

На закладке «Подписи» необходимо указать руководителя и главного бухгалтера, а также дату подписания документа.

Для сохранения заявки на получение наличных следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать кнопку Отмена.

Печать документов

После формирования заявки на получение наличных её можно распечатать. Для этого в контекстном меню соответствующей записи следует выбрать пункт Печать>Заявка на получение наличных денег ф. 0531802. На экране появится окно «Параметры отчета».

Для просмотра документа следует нажать на кнопку Просмотр, для печати на кнопку Печать, для закрытия окна на кнопку Закрыть. Если поставить галочку в окошке «Закрыть по завершению», данное окно после просмотра или печати закроется автоматически.

Далее документ можно отдать на подпись ответственным лицам.

Выгрузка заявки на получение наличных в формате ТФФ 14.0

Для выгрузки заявки на получение наличных требуется выделить необходимую позицию списка и в контекстном меню выбрать пункт Выгрузить>ТФФ 14.0, на экране появится окно «Выгрузка», где необходимо указать папку для сохранения файла выгрузки и нажать на кнопку Сохранить.

Рисунок 146

Редактирование заявки на получение наличных

После того как операция по документу будет совершена, станет известна дата совершения операции, эти данные можно указать в соответствующих полях в форме редактирования заявки.

Рисунок 147

После сохранения данных статус заявки будет изменен с «Нового документа» на
«Проведена».

Отработка заявки на получение наличных

По факту совершения операции заявку на получение наличных необходимо отразить в бухгалтерском учете. Для этого в её контекстном меню следует выбрать пункт Отработка>Отработать в учете.

В результате отработки будут созданы хозяйственные операции с проводками по перечислению денежных средств на счет для снятия наличных.

Рисунок 148