Инвентаризация

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Для проведения инвентаризации, а также для фиксации ее результатов требуется оформлять ряд специализированных документов. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете. Для решения вышеуказанных задач в системе предусмотрен раздел «Инвентаризация».

Инвентаризационные списки

В инвентаризационных списках формируется полный перечень объектов НФА (основные средства и ТМЦ), который будет инвентаризироваться в рамках текущего мероприятия. Для того чтобы зарегистрировать в системе документы по инвентаризации и отразить в учете ее результат, следует перейти в раздел Инвентаризация>Инвентаризационные списки. В главном окне раздела расположены две панели: инвентаризационные списки (верхняя панель) и детальные сведения по инвентаризации: перечень объектов инвентаризации, список инвентаризационных ведомостей по каждому МОЛ, состав комиссии, расхождения (нижняя панель) (см. Рисунок 408).

Рисунок 408. Инвентаризационный список НФА

Для управления инвентаризационными списками (ИС) доступны следующие действия:

• Добавление ИС;

• Изменение ИС;

• Удаление ИС.

Добавление ИС

Существует два способа добавления нового ИС: добавление вручную, автоматическое формирование ИС на основе учетных данных.

Для ручного добавления ИС можно воспользоваться одним из следующих способов:

• Добавление нового ИС;

• Размножение ИС.

Автоматическое формирование ИС

Для автоматического формирования нового ИС необходимо в контекстном меню панели Инвентаризационный список НФА выбрать пункт Сформировать>Из Карточек учета ТМЦ или Сформировать>Из Инвентарной картотеки в зависимости от типа ведомости, определяющей, какие НФА будут инвентаризироваться. В открывшемся окне следует указать основные параметры формируемого документа (см. Рисунок 409).

Рисунок 409. Параметры

• Инвентаризационный список – следует указать параметры создания ИС:

Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;

Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера;

Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Ведомость инвентаризации – следует указать параметры создаваемых ведомостей инвентаризации;

• Дата начала инвентаризации – именно на указанную в этом поле дату система будет анализировать учетные данные, значение выбирается из выпадающего календаря;

• Организация – наименование обслуживаемой организации, значение выбирается из выпадающего списка;

• Структурное подразделение, Местонахождение, МОЛ, Счет – при необходимости (например, для проведения инвентаризации при увольнении МОЛ и т.д.) можно выбрать фильтры, по которым будет сформирован ИС. Чтобы добавить значение следует нажать на кнопку со значком , затем на кнопку со значком и выбрать значение из раскрывающегося словаря. Чтобы убрать значение требуется нажать на кнопку со значком , выбрать значение из списка и нажать на кнопку со значком , расположенную напротив. Если требуется сформировать ИС по всем параметрам, то следует оставить эти поля незаполненными;

• Тип счета – значение выбирается из выпадающего списка.

Для продолжения следует нажать на кнопку Далее, либо Отмена для закрытия окна без сохранения информации.

После нажатия кнопки Далее появится окно «Результаты» (см. Рисунок 410) с данными о создаваемых ведомостях инвентаризации и ИС. Для создания документов следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Рисунок 410. Результаты

Перечень объектов:

Автоматически сформированный перечень объектов инвентаризации расположен в нижней области окна «Инвентаризационный список НФА» на закладке «Перечень объектов» (см. Рисунок 411). В системе реализован способ добавления объектов вручную, хотя он не является основным и рекомендуемым, его следует применять только для тех объектов, которые были обнаружены в процессе инвентаризации и которые не отражены в учете.

Рисунок 411. Добавление инвентаризационного списка ТМЦ, закладка «Перечень объектов»

Для добавления объектов инвентаризации вручную необходимо выделить требуемый ИС в верхней области окна «Инвентаризационный список НФА», затем на нижней области перейти к закладке «Перечень объектов» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить.

В открывшемся окне «Объект ТМЦ/ОС в ведомости инвентаризации :: Добавление» (см. Рисунок 412) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 412. Добавление объекта инвентаризации НФА

• Номенклатура – следует указать номенклатурную позицию ТМЦ, значение выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «Номенклатор»;

• Модификация – при наличии в номенклатурной позиции нескольких модификаций, можно указать одну из них;

• Вид НФА – значение выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «Виды НФА»;

• Счет, КБК – значения выбираются при нажатии кнопки со значком из раскрывающихся словарей;

• Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка;

• Склад – значение выбирается из выпадающего списка;

• МОЛ по учету, МОЛ по факту – следует указать МОЛ, на которого зарегистрирован данный объект ТМЦ, а также указать кто фактически является ответственным за данный объект;

• Цена – указывается стоимость одной единицы ТМЦ;

• Количество по учету, Количество по факту – следует указать учетное и фактическое количество ТМЦ;

• Сумма по учету, Сумма по факту - значения рассчитываются автоматически на основе вышеуказанных данных;

• Штрих-код, Дата этикетки – при необходимости можно указать дополнительные сведения о ТМЦ.

Закладка «Причины расхождений»:

При расхождении учетных данных с фактическими необходимо указать причины расхождений, для этого следует перейти на закладку «Причины расхождений», где требуется заполнить следующие поля (см. Рисунок 413).

Рисунок 413. Причины расхождений

• Причины расхождений – можно указать значение из раскрывающегося словаря «Причины расхождений», где следует заранее подготовить наиболее часто встречающиеся формулировки. Также можно вручную указать причину расхождения учётных данных с фактическими;

• Примечание – поле предназначено для указания дополнительной информации.

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Ведомости инвентаризации:

После создания ИС на данной закладке будут отражены созданные ведомости инвентаризации по каждому МОЛ (см. Рисунок 414).

Рисунок 414. Закладка «Ведомости инвентаризации»

Комиссия:

На закладке «Комиссия» можно указать членов инвентаризационной комиссии (см. подробнее раздел «Инвентаризационная комиссия/Работа с шаблонами комиссий»).

Расхождения:

Данный раздел информативный, для редактирования недоступный. На закладке «Расхождения» автоматически отражаются все расхождения учётных данных с фактическими в соответствии с перечнем объектов (см. Рисунок 415).

Рисунок 415. Закладка «Расхождения»

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Ручное добавление ИС

Для добавления нового ИС вручную необходимо в контекстном меню панели Инвентаризационный список НФА выбрать пункт Инвентаризация ТМЦ или Инвентаризация ОС в зависимости от типа ведомости, определяющей, какие НФА будут инвентаризироваться. В открывшемся окне следует указать основные параметры регистрируемого документа (см. Рисунок 416).

Рисунок 416. Добавление инвентаризационного списка ТМЦ

Закладка «Инвентаризация»:

Необходимо заполнить основные реквизиты добавляемого документа. Значения данных полей одинаково для всех документарных разделов (см. подробнее раздел «Основные значения полей в документарных разделах»).

• Дата начала инвентаризации, Дата окончания инвентаризации – значения выбираются из выпадающего календаря.

Описание заполнения полей на закладках «Перечень объектов», «Ведомости инвентаризации», «Комиссия», «Расхождения» аналогично соответствующим пунктам, указанным в разделе Автоматическое формирование ИС.

Утверждение ИС

После проведения инвентаризации и внесения всех изменений в ИС его следует утвердить. Для этого в его контекстном меню следует выбрать пункт Утвердить. На экране появится окно «Входные объекты» (см. Рисунок 417). Для продолжения требуется нажать на кнопку Далее. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Рисунок 417. Входные объекты

После нажатия кнопки Далее на экране появится окно «Параметры» (см. Рисунок 418), где следует указать параметры создаваемого документа. Для продолжения требуется нажать на кнопку Далее. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Рисунок 418. Параметры

После нажатия кнопки Далее на экране появится окно «Результаты» (см. Рисунок 419). Для фиксирования результата необходимо нажать кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Рисунок 419. Результаты

Если в ИС у какого-либо объекта МОЛ по учету не совпадает с МОЛ по факту, то сформируются дополнительные инвентаризационные ведомости на МОЛ, которое является фактически ответственным за данный объект (см. Рисунок 420).

Рисунок 420

Изменение ИС

Для изменения параметров ИС следует:

• снять утверждение ИС, выбрав в его контекстном меню пункт Снять утверждение;

• в контекстном меню изменяемого ИС выбрать пункт Изменить.

Удаление ИС

Для удаления ИС следует выполнить следующие действия:

• Снять утверждение ИС, выбрав в его контекстном меню пункт Снять утверждение.

• В контекстном меню удаляемого ИС выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.

Печать ИС

Непосредственно перед проведением инвентаризации следует распечатать общий инвентаризационный список. В системе реализована возможность печати формы, как для казенных учреждений, так и для бюджетных и автономных. Для печати в контекстном меню требуемого ИС следует выбрать пункт Печать> ОС ф. 0309001 либо Печать> Инвентаризационная опись ТМЦ ф. 0309003 в зависимости от типа учреждения (см. Рисунок 421). Также возможно распечатать Ведомость расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092.

Рисунок 421. Печать

После выбора формы на экране появится окно «Параметры отчета». Для просмотра акта следует нажать на кнопку Просмотр, для печати на кнопку Печать, для закрытия окна на кнопку Закрыть. Если поставить галочку в окошке «Закрыть по завершению», данное окно после просмотра или печати закроется автоматически.

Печать акта о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей ф. 0317020

Для печати акта о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей ф. 0317020 необходимо на закладке «Перечень объектов», расположенной на нижней панели окна «Инвентаризационный список НФА» в контекстном меню выбрать пункт Печать>Акта о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей ф. 0317020. На экране появится окно «Параметры отчета» (см. Рисунок 422), где следует указать номер документа, дату составления документа, ответственное лицо и его должность.

Рисунок 422. Параметры отчета

Для просмотра акта следует нажать на кнопку Просмотр, для печати на кнопку Печать, для закрытия окна на кнопку Закрыть. Если поставить галочку в окошке «Закрыть по завершению», данное окно после просмотра или печати закроется автоматически.

Инвентаризационные ведомости

Данный раздел дублирует содержимое инвентаризационных списков (см. раздел «Инвентаризационные списки») с разделением по каждому материально-ответственному лицу. Таким образом, в каждой ведомости содержатся сведения только о тех объектах, которые числятся за МОЛ, на которого сформирована данная ведомость.

Рисунок 423. Ведомости инвентаризации НФА

Ведомости формируются автоматически после формирования инвентаризационных списков. До начала инвентаризации материально-ответственные лица должны подписать список с объектами, закрепленными за данным МОЛ.

Печать ведомостей

Перед началом проведения инвентаризации следует распечатать по каждому МОЛ ведомость, чтобы получить в ней подпись о том, что МОЛ ознакомлен с учетными данными и с ними согласен. В системе реализована возможность печати формы, как для казенных учреждений, так и для бюджетных и автономных. Для печати в контекстном меню требуемой ведомости следует выбрать пункт Печать>Инвентаризационная опись НФА ф. 0504087 либо Печать>Сличительная ведомость результатов инвентаризации ОС ф. 0309017 в зависимости от типа учреждения (см. Рисунок 424).

Рисунок 424. Печать

Отражение в учете данных инвентаризации

После проведения инвентаризации полученные результаты вносятся в электронный документ. Для этого в нижней области окна «Инвентаризационный список НФА» на закладке «Перечень объектов» следует выделить нужную позицию и выбрать пункт Изменить. Содержание и способы заполнения полей при изменении объекта аналогичны соответствующему пункту на закладке «Перечень объектов» при добавлении ИС (см. раздел «Автоматическое формирование ИС»).

Чтобы отразить в учете данные по инвентаризации (списание недостач, оприходование излишков), следует в контекстном меню утвержденной ведомости выбрать пункт Сформировать. В открывшемся списке требуется выбрать наименование нужного документа (см. Рисунок 425).

Рисунок 425

Возможно создание следующих документов:

• Приходный ордер (подробнее см. «Приходные ордера»);

• Акт о списании ТМЦ (подробнее см. «Акты о списании материальных ценностей»);

• Требование-накладная ТМЦ (подробнее см. «Требования-накладные»);

• Акт приема-передачи ОС (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче объектов основных средств»);

• Акт приема-передачи групп ОС (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче группы ОС»);

• Акт списания ОС (подробнее см. «Списание объектов основных средств»);

• Акт списания групп ОС (подробнее см. «Списание объектов основных средств»);

• Накладная на внутреннее перемещение (подробнее см. «Внутреннее перемещение объектов основных средств»).