Раздел «Контрагенты»

Раздел «Контрагенты» предназначен для работы со справочниками «Контрагенты» и «Адреса контрагента».

Контрагенты – это обобщение физических и юридических лиц, зарегистрированных в системе, для использования на формах, где требуется указание физического или юридического лица.

Контрагенты

Для работы со списком контрагентов следует перейти в раздел Словари > Контрагенты. В открывшемся окне представлен список контрагентов, зарегистрированных в системе (см. Рисунок 40):

Рисунок 40. Контрагенты

Добавление физического лица

Для добавления физического лица следует в контекстном меню окна «Контрагенты» выбрать пункт меню Добавить физ. лицо. В открывшемся окне «Физическое лицо (Контрагент) :: Добавление» можно указать информацию о физическом лице.

На закладке «Реквизиты» можно указать данные физического лица (см. Рисунок 41):

Обязательные для заполнения поля выделены цветом.

Рисунок 41. Добавление физического лица (контрагента), «Реквизиты»

В поле Мнемокод следует указать мнемокод (идентификационный код) физического лица, который будет использован при работе с физическим лицом в других разделах. Мнемокод можно сгенерировать автоматически. Для этого следует нажать кнопку с изображением «галочки» справа от поля Мнемокод.

В полях Дата рождения и Дата смерти соответствующие даты можно ввести с клавиатуры либо выбрать на выпадающем календаре.

В поле ИНН следует указать ИНН физического лица (12 цифр).

Если физическое лицо является резидентом, то следует установить флажок Резидент (по умолчанию установлен). В противном случае следует снять флажок Резидент.

На закладке «Прочее» можно указать гражданство, национальность, страховой номер и место рождения физического лица (см. Рисунок 42).

Рисунок 42. Добавление физического лица (контрагента), "Прочее"

В поле Страховой номер следует указать страховой номер физического лица (не более 14 символов).

Для указания места рождения физического лица можно указать страну, регион, район, город и населенный пункт.

Для указания региона используются два поля. В первом указывается наименование региона, во втором – тип региона. Сначала следует указать типа региона. Для этого следует выбрать необходимое значение из выпадающего списка. Наименование региона можно ввести с клавиатуры или выбрать из сохраненных в базе данных (БД). Для выбора наименования региона следует нажать кнопку с изображением треугольника в поле Регион. В открывшемся окне «Регионы» приведен список возможных значений.

Для указания района используются два поля. В первом указывается наименование района, во втором – тип района. Сначала следует указать типа района. Для этого следует выбрать необходимое значение из выпадающего списка. Указание города и населенного пункта выполняется аналогично указанию района.

На закладке «Падежи» можно указать фамилию, имя и отчество физического лица в родительном, дательном, винительном и творительном падежах (см. Рисунок 43).

Рисунок 43. Добавление физического лица (контрагента), "Падежи"

Для корректного употребления (склонения по падежам) фамилии, имени и отчества физического лица в документах и отчетах можно указать фамилию, имя и отчество в родительном, дательном, винительном и творительном падежах. Для этого следует ввести указанные значения с клавиатуры.

После заполнения полей следует нажать кнопку OК. Для закрытия формы без сохранения данных воспользуйтесь кнопкой Отмена.

Добавление юридического лица

Для добавления юридического лица следует в контекстном меню окна «Контрагенты» выбрать пункт меню Добавить юр. лицо. В открывшемся окне «Юридическое лицо (Контрагент) :: Добавление» на закладках Реквизиты», «Дополнительно» и «Падежи» можно указать информацию о юридическом лице.

На закладке «Реквизиты» можно указать основную (обязательную) информацию о юридическом лице (см. Рисунок 44). Обязательные для заполнения поля выделены цветом.

Рисунок 44. Добавление юридического лица (контрагента), "Реквизиты"

Все поля окна заполняются вводом с клавиатуры.

На закладке «Дополнительно» можно указать ОГРН и организационно-правовую форму юридического лица.

Рисунок 45. Добавление юридического лица (контрагента), "Дополнительно"

После заполнения полей следует нажать на кнопку OK.

Раздел «Типы документов»

Раздел «Типы документов» предназначен для работы со справочником документов. В главном окне раздела представлен список зарегистрированных в системе типов документов с указанием мнемокода и наименования типа документа (см. Рисунок 46).

Рисунок 46. Типы документов

Добавление типа документов

Для добавления нового типа документа следует в контекстном меню главного окна раздела выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Тип документов :: Добавление» следует указать мнемокод и наименование типа документа, а также отметить, для каких документов новый тип документов может использоваться как «Тип документа», а для каких – как «Тип документа-основания» (см. Рисунок 47).

Рисунок 47. Добавление типа документа

Для указания документа, для которого новый тип документов может использоваться как «Тип документа», следует в таблице со списком документов установить «галочку» в колонке «Тип документа». Для указания документа, для которого новый тип документов может использоваться как «Тип документа-основания», следует в таблице со списком документов установить «галочку» в колонке «Тип документа-основания».

После заполнения всех полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения данных можно нажать кнопку Отмена.

Раздел «Структурные подразделения»

Раздел «Структурные подразделения» предназначен для управления справочником структурных подразделений. В главном окне раздела представлена организационная структура учреждения (см. Рисунок 48). Для просмотра подчиненных подразделений некоторого головного подразделения следует нажать на крестик слева от головного подразделения.

Рисунок 48. Структурные подразделения

Добавление нового подразделения

Для добавления подразделения в контекстном меню главного окна раздела следует выбрать пункт Добавить на этом уровне. В открывшемся окне «Структурное подразделение :: Добавление» можно указать мнемокод и наименование нового подразделения, а также выбрать вышестоящее подразделение (см. Рисунок 49).

Рисунок 49. Добавление структурного подразделения

Значение поля Мнемокод должно быть уникально (не может быть двух подразделений с одинаковыми значениями поля Мнемокод).

В поле Вышестоящее подразделение можно указать подразделение, в состав которого входит добавляемое подразделение.

После заполнения всех полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения данных можно нажать кнопку Отмена.

Добавление подчиненного подразделения

Для добавления в состав некоторого подразделения подчиненного подразделения следует в контекстном меню головного подразделения выбрать пункт Добавить на следующем уровне. В открывшемся окне «Структурное подразделение :: Добавление» следует указать необходимые данные и нажать кнопку OK. Заполнения полей при добавлении подчиненного подразделения производится аналогично добавлению нового подразделения (см. раздел «Добавление нового подразделения»). Разница состоит в том, что в поле Вышестоящее подразделение указано выбранное подразделение. При необходимости, вышестоящее подразделение можно изменить.

Источники обеспечения

Словарь «Источники обеспечения» является иерархическим, т.е. находящиеся в нем записи можно выстраивать в порядке подчиненности одних другим. В составе базовой поставки данный словарь содержит позиции, эквивалентные видам деятельности, предусмотренным инструкцией. Все позиции, содержащиеся в словаре, используются при составлении первичных документов и являются одним из атрибутов проводок. В результате все обороты, зарегистрированные проводками, в учетных регистрах и отчетах можно отбирать по принадлежности к позициям данного словаря.

В главном окне раздела представлен список зарегистрированных в системе позиций видов деятельности с указанием их мнемокода и наименования (см. Рисунок 50).

Рисунок 50. Источники обеспечения

Добавление источника обеспечения на следующем уровне

При необходимости дополнительной детализации существующих оборотов для каждой позиции словаря «Источники обеспечения» реализована возможность на следующем уровне добавить значение, которое будет определять требуемую детализацию. Детализация оборотов и документов с учетом добавленных позиций может быть произвольной.

Для добавления источника обеспечения на следующем уровне необходимо в контекстном меню строки выбрать пункт Добавить на следующем уровне. В открывшемся окне «Источник обеспечения :: Добавление» требуется указать мнемокод и наименование объекта (см. Рисунок 51).

Рисунок 51. Добавление источника обеспечения

После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать кнопку Отмена.

Изменение сквозной аналитики

Если набор детализирующих позиций (структура, детализирующая учетные данные) перестал отвечать по смыслу наименованию «Источники обеспечения», существует возможность установить другое определение для всей системы в целом.

Для этого необходимо перейти в раздел Настройки>Настройки. Далее в контекстном меню строки Настройка сквозной аналитики следует выбрать пункт Редактирование. В открывшемся окне «Настройка сквозной аналитики» (см. Рисунок 52) следует указать отображаемое имя, которое будет фигурировать в названии всех полей первичных документов и проводок.

Рисунок 52. Настройка сквозной аналитики

После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать кнопку Отмена.

Учетная политика

Для задания в системе параметров учета, которые, исходя из ведомственной специфики, соответствуют принятой в учреждении учетной политике, в системе реализован раздел «Учетная политика». В частности, разделе регистрируется:

• план счетов, применяемый в учреждении,

• перечень видов учета, в которых отражаются факты хозяйственной деятельности учреждения (бухгалтерской, налоговый),

• типовые формы аналитического учета, где задается, с какой степенью детализации в учете отражаются обороты по счетам, принадлежащим той или иной группе счетов.

Типовые формы аналитического учета

На закладке «Дебиторы/кредиторы» перечислены группы счетов, обороты по которым детализируются по контрагентам, участвующим в операции. На закладке «Материалы» указаны группы счетов, обороты по которым детализируются по параметрам ТМЦ (МОЛ, количествам, т.д.).

Группы счетов

В разделе «Группы счетов» счета сгруппированы по различным признакам.

Аналитические разрезы

В разделе регистрируется весь набор характеристик, по которым ведется дополнительный аналитический учет.

Обслуживаемые организации

Учреждения, для которых в системе осуществляется ведение учета, регистрируется в разделе «Обслуживаемые организации».

Структурные подразделения

В разделе «Структурные подразделения» регистрируются данные о подразделениях обслуживаемых организаций.

Учетная политика

В разделе «Учетная политика» необходимо регистрировать:

• все прочие значения, влияющие на параметры ведения учета,

• значения, отличающиеся для разных учетных периодов.

• Раздел содержит запись «Учетная политика по умолчанию», которая описывает все настройки и актуальные значения в соответствии с действующим законодательством. При необходимости указанные настройки и значения можно изменить. При добавлении новой учетной политики необходимо определить такой же набор настроек и значений.

Для добавления учетной политики на финансовый год в контекстном меню учетной политики по умолчанию следует выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне необходимо указать период действия (01.01-31.12), а также перечислить все обслуживаемые организации, на которые будет распространяться действие учетной политики, на закладке «Применимость» (см. Рисунок 53).

Рисунок 53. Добавление учетной политики, "Применимость"

На вкладке «Значения» можно скорректировать необходимым образом параметры учета для перечисленных разделов (см. Рисунок 54). Для создания значений следует нажать на кнопку с изображением галочки.

Рисунок 54. Добавление учетной политики, "Значения"

Настройка заполнения карточки учета ТМЦ

В разделе определяется, с какой степенью детализации будут вестись карточки учета ТМЦ (с учетом БК или без, с учетом склада, сквозной аналитики).

Учетная политика по зачетам аванса

В разделе представлена корреспонденция счетов для уменьшения принятых по факту оплаты авансов денежных обязательств по счетам, относимым ко всем видам деятельности, которые ведутся в учреждении. В окне редактирования записи содержится перечень типовых проводок по зачетам авансов в соответствии с кодами проводимых операций сектора государственного управления.

Способ списания ТМЦ

В разделе перечислены группы нефинансовых активов, в которые входят номенклатурные позиции, способ расчета цены списания которых определяется как средняя цена, либо цена каждой единицы, либо партионный учет.

Рисунок 55. Способы списания ТМЦ

Если в учетной политике параметр для группы материальных запасов Действие = Переместить на другой счет, для заполнения станут доступны поля Источник обеспечения и Счет.

При автоматическом формировании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (см. раздел «Формирование ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения из остатков ТМЦ») параметр Действие будет установлен в зависимости от номенклатурной позиции и параметра, прописанного в учетной политике учреждения. Имеются некоторые особенности:

• если для группы материальных запасов, к которой относится формируемая строка ведомости, указано в учетной политике Действие = Списать или Не списывать, Система автоматически установит в спецификации ведомости данное Действие;

• если для группы материальных запасов, к которой относится формируемая строка ведомости, указано в учетной политике Действие = Переместить на другой счет, Система автоматически установит в спецификации ведомости данное Действие, а также произведет сравнение Источников обеспечения, указанных в документе и учетной политике:

• в зависимости от источника обеспечения, указанного в ведомости, будет установлен соответствующий счет из учетной политики.

Налоговый период по уплате НДС

В разделе следует указать значение, соответствующее действующим редакциям нормативных документов, в которых определен налоговый период.

Учет основных средств

В разделе задается перечень характеристик объектов ОС для автоматического формирования инвентарных карточек и карточек количественно-суммового учета. В частности, исходя из вида учета, вида НФА, группы НФА, стоимости объекта, указанных при регистрации документа, в формируемой инвентарной карточке автоматически могут быть заполнены следующие значения: способ начисления амортизации, списания, обязательно ли присвоение инвентарного номера, и будет ли учитываться объект на забалансовом счету после его передачи в эксплуатацию.

Структура инвентарного номера

Раздел предназначен для указания структуры формирования номеров всех инвентарных объектов, принимаемых в течение периода, для которого зарегистрирована учетная политика. В системе реализована возможность вести нумерацию на основе либо какой-то части счета, на котором учитывается объект, либо кода вида деятельности, к которому объект относится, либо каких-либо других значений, в рамках которых будут автоматически формироваться последующие номера.

Для задания значений формирования инвентарного номера необходимо в контекстном окне записи Структура инвентарного номера выбрать пункт Изменить. На экране появится окно Структура инвентарного номера :: Редактирование, где при нажатии на строку Структура инвентарного номера следует выбрать необходимые атрибуты формирования инвентарного номера объекта (см. Рисунок 56).

Рисунок 56. Структура инвентарного номера

При выборе значений Счет, АмортГруппа, ОКОФ – следует указать в скобках диапазон учитываемых символов (например, чтобы учитывать с первого по четвертый символ, следует указать значение – (1-4) и т.д.). Для атрибута «Произвольный текст» следует в кавычках вместо слов «Произвольный текст» указать желаемое значение. Для атрибута ПорядковыйНомер в скобках указывается разрядность порядкового номера, при выборе атрибута ГодВыпуска в инвентарном номере автоматически будет выставлен год выпуска. Завершать структуру номера необходимо во всех случаях атрибутом ПорядковыйНомер.

Санкционирование

Для отражения в учете данных по санкционированию расходов в порядке, предусмотренном нормативными документами, в системе предусмотрен раздел «Санкционирование».

Расходные расписания

Отражение в учете сведений по объемам бюджетных назначений производится на основе документа «Расходное расписание». Для работы с расходными расписаниями следует перейти в раздел Санкционирование > Расходные расписания. В открывшемся окне представлен список зарегистрированных в системе расходных расписаний.

Рисунок 57. Расходные расписания

Добавление расходного расписания

Для регистрации сведений о доведенных, распределенных и переданных объемах бюджетных назначений необходимо зарегистрировать расходное расписание соответствующего вида (входящее или исходящее).

Для добавления расходного расписания в контекстном меню верхней панели следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать общую информацию по расходному расписанию (см. Рисунок 58).

Рисунок 58. Добавление расходного расписания, "Общая информация"

В поле Вид расходного расписания указывается значение, характеризующее направление доведения сведений о бюджетных назначениях. Сочетание значения в этом поле и полномочий участника бюджетного процесса, указанного в поле Распорядитель (получатель) бюджетных средств, определяет, являются ли данные бюджетные назначения полученными, распределяемыми или доводимыми.

Тип документа выбирается при регистрации в системе первого расходного расписания. При регистрации последующих расходных расписаний значение поля Тип документа устанавливается автоматически.

В поле Номер документа автоматически формируется уникальный последовательный номер для типа документа и финансового года.

В поле Дата документа автоматически подставляется текущая дата.

В поле Распорядитель (получатель) бюджетных средств следует указать организацию, от лица которой регистрируется документ.

Для работы с расходными расписаниями необходимо заполнить справочник «Участники бюджетного процесса».

На закладке «Реквизиты» можно указать детальные сведения по трем разделам расходного расписания (см. Рисунок 59).

Рисунок 59. Добавление расходного расписания, "Реквизиты"

Дата введения в действие для каждого раздела может отличаться, но не может быть раньше даты введения в действие документа (см. Рисунок 58).

Для добавления сведений о бюджетных ассигнованиях в контекстном меню таблицы в раздела «Раздел I. Бюджетные ассигнования» следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне можно указать детальные сведения о бюджетной классификации и суммах (см. Рисунок 60).

Рисунок 60. Добавление бюджетного ассигнования

После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать кнопку Отмена.

Для добавления сведений о лимитах бюджетных обязательств в контекстном меню таблицы в раздела «Раздел II. Лимиты бюджетных обязательств» следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне можно указать детальные сведения о бюджетной классификации и суммах. Заполнение полей выполняется аналогично «Разделу I. Бюджетные ассигнования».

Для добавления сведений о предельных объемах финансирования в контекстном меню таблицы в раздела «Раздел III. Предельные объемы финансирования» следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне можно указать детальные сведения о бюджетной классификации и сумме. Заполнение полей выполняется аналогично «Разделу I. Бюджетные ассигнования».

На закладке «Подписи» следует указать ответственного исполнителя и руководителя организации, от лица которой регистрируется документ. В поле Дата следует указать дату подписания документа руководителем.

После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать кнопку Отмена.

После регистрации документа его можно распечатать. Для этого в контекстном меню заголовка расходного расписания следует выбрать пункт Печать > Расходное расписание ф. 0531722.

После подтверждения выполнения операции по данному расходному расписанию в режиме редактирования (в контекстном меню заголовка документа пункт Изменить) необходимо выбрать расчетно-платежный документ и установить галочку «Подтвержден по выписке». Для выбранного документа автоматически будут заполнены поля № документа и Дата документа. После заполнения полей следует нажать кнопку OK.

Сформированный документ необходимо отработать в учете. Для этого в контекстном меню заголовка документа следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне следует нажать кнопку Сформировать (см. Рисунок 61).

Рисунок 61. Отработка расходного расписания

В результате отработки будут созданы соответствующие бухгалтерские проводки.

Учет принятых бюджетных обязательств

Для отражения в учете сведений о принятых бюджетных обязательствах необходимо зарегистрировать соответствующий документ в разделе Санкционирование > Бюджетные обязательства. В открывшемся окне представлен список зарегистрированных в системе бюджетных обязательств с детальными сведениями по месяцам (см. Рисунок 62).

Рисунок 62. Бюджетные обязательства

Добавление бюджетного обязательства

Для добавления бюджетного обязательства в контекстном меню панели списка бюджетных обязательств следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне необходимо указать общие сведения о бюджетном обязательстве (см. Рисунок 63).

Рисунок 63. Добавление бюджетного обязательства

Тип документа выбирается при регистрации в системе первого расходного расписания. При регистрации последующих расходных расписаний значение поля Тип документа устанавливается автоматически.

В поле Номер документа автоматически формируется уникальный последовательный номер для типа документа и финансового года.

В поле Дата документа автоматически подставляется текущая дата.

При регистрации сведений о бюджетном обязательстве в поле Наименование клиента необходимо указать наименование организации, которая принимает обязательство, или другого участника бюджетного процесса. В поле Лицевой счет необходимо выбрать номер счета, через который будет осуществляться денежное исполнение принимаемого бюджетного обязательства.

В поле Валюта следует выбрать соответствующее значение из представленного списка.

Значения поля Сквозная аналитика устанавливается значением по умолчанию при добавлении спецификации.

Для работы с бюджетными обязательствами необходимо заполнить справочник «Участники бюджетного процесса».

Для указания детальных сведений о бюджетном обязательстве следует перейти к закладке «Реквизиты» (см. Рисунок 64).

Рисунок 64. Добавление бюджетного обязательства, "Реквизиты"

В «Разделе I. Реквизиты документа-основания» необходимо указать документ, являющийся основанием для регистрации бюджетного обязательства.

В «Разделе II. Реквизиты контрагента» следует указать реквизиты контрагента, обязательство перед которым возникает в соответствии с документом-основанием, указанным в «Разделе I. Реквизиты документа-основания».

Если бюджетное обязательство возникает не в результате сделки с контрагентом, а в результате требований исполнительного документа, то исполнительный документ следует указать в «Разделе III. Реквизиты исполнительного документа».

«Раздел IV. Дополнительные реквизиты обязательства, сформированного на основе контракта» следует заполнить, если бюджетное обязательство регистрируется на основе государственного контракта. Раздел заполняется автоматически, если в «Разделе I. Реквизиты документа-основания» указан государственный контракт.

Для указания детальных сведений о бюджетных классификациях и суммах в разбивке по месяцам текущего года или по годам среднесрочного периода следует перейти к закладке «Расшифровка обязательства» (см. Рисунок 65).

Рисунок 65. Добавление бюджетного обязательства, "Расшифровка обязательства"

Для добавления расшифровки в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне необходимо указать детальные сведения о бюджетных классификациях и суммах принимаемого обязательства в разбивке по месяцам текущего года или по годам (см. Рисунок 66).

Рисунок 66. Добавление расшифровки

Если документом-основанием не предусмотрен конкретный месяц (месяцы), то общую сумму можно указать в поле любого месяца текущего года.

После заполнения полей следует нажать на кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения данных можно нажать на кнопку Отмена.

Для изменения расшифровки в контекстном меню расшифровки следует выбрать пункт

После заполнения всех полей документ можно распечатать. Для этого в контекстном меню обязательства (см. Рисунок 62) следует выбрать пункт Печать > Сведения о принятом бюджетном обязательстве ф. 0531702.

Если бюджетное обязательство подлежит регистрации в органах федерального казначейства, то после получения подтверждения факта принятия к учету бюджетного обязательства в федеральном казначействе необходимо открыть для редактирования бюджетное обязательство и указать учетный номер обязательства и дату постановки на учет (см. Рисунок 63).

Для отражения в учете данных о суммах принятого бюджетного обязательства документ необходимо отработать в учете. Для этого в контекстном меню обязательства следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне следует нажать на кнопку Сформировать (см. Рисунок 67).

Рисунок 67. Отработка бюджетного обязательства

В результате отработки будут созданы соответствующие бухгалтерские проводки (см. Рисунок 68).

Рисунок 68. Результат отработки бюджетного обязательства

Изменение бюджетного обязательства

Для изменения бюджетного обязательства следует выполнить следующие действия:

• Снять отработку обязательства, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку.

• В контекстном меню изменяемого обязательства выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне следует внести соответствующие изменения и нажать кнопку OK.

• При необходимости распечатать измененный документ, выбрав в его контекстном меню пункт Печать > Сведения о принятом бюджетном обязательстве ф. 0531702.

• Зарегистрировать бюджетное обязательство в органах федерального казначейства;

• Отработать документ в учете.

План финансово-хозяйственной деятельности

Раздел Санкционирование > План ФХД предназначен для регистрации сумм планируемых поступлений и выбытий по плану финансово-хозяйственной деятельности (ФХД), для автоматизации процесса формирования, согласования и уточнения плана ФХД для автономных, бюджетных и сметных назначений для (казенных) учреждений.

Рисунок 69. План ФХД

Регистрация плана ФХД

В разделе регистрируются планы ФХД по организации на определенный период. Для регистрации плана ФХД в контекстном меню списка планов следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать организацию и период, для которого формируется план ФХД (см. Рисунок 70).

Рисунок 70. Добавление плана ФХД

В поле Примечание можно указать дополнительную информацию о назначении отдельных статей или общую формулировку, связанную с разработкой и обоснованием сумм, отражаемых в регистрируемом плане.

Для добавления спецификации плана следует перейти к закладке «Спецификация». Спецификация плана состоит из двух частей: поступления и выбытия.

Поступления

На закладке «Поступления» регистрируется информация о плановых суммах поступлений. Это производится в разрезе кодов классификации (КБК и КОСГУ), целей субсидий / субвенций, а также источников обеспечений (позиции словаря, в котором можно детализировать коды вида деятельности) (см. Рисунок 71).

Рисунок 71. Поступления

Для добавления записи о поступлении в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окна необходимо указать параметры поступления и суммы (см. Рисунок 72).

Рисунок 72. Добавление поступления

Значение в поле Цель субсидии/субвенции предназначено для формирования плана в структуре, установленной учредителем. Помимо кодов субсидий, по которым учреждениям будут доводиться средства на выполнение государственного (муниципального) задания, можно указывать любую необходимую детализацию поступлений. Например, разбивку по видам осуществляемой учреждением деятельности или предоставляемых услуг. В случае если план составлен без разбивки по кодам субсидий, заданий и т.д., это поле заполнять необязательно.

В разделе «Суммы» при регистрации плана следует указать только плановую сумму. Остальные суммы будут сформированы автоматически в процессе работы в системе.

После заполнения всех полей следует нажать на кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать на кнопку Отмена.

Аналогичным образом производится регистрация плановых сумм и по другим кодам бюджетной классификации.

Выбытия

На закладке «Выбытия» регистрируется информация о плановых суммах выбытий. Это производится в разрезе кодов классификации (КБК и КОСГУ), целей субсидий / субвенций, а также источников обеспечений (см. Рисунок 73). Помимо этого, в каждой строке плана по выбытиям можно указать, за счет каких позиций плана по поступлениям будут покрываться планируемые расходы. В этом случае система контролирует, чтобы сумма не превышала плановых сумм выбытий по отношению к плановым суммам указанных поступлений.

Рисунок 73. Выбытия

Для добавления информации о выбытии в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать параметры выбытия и суммы (см. Рисунок 74).

Рисунок 74. Добавление выбытия

В поле Цель субсидии/субвенции детализации выбытий можно указывать значения направления расходов в структуре, установленной учредителем.

В разделе «Суммы» при регистрации плана следует указать только плановую сумму. Остальные суммы будут сформированы автоматически в процессе отражения в учете соответствующих операций. Например, при отражении в учете документов по учету принятых бюджетных обязательств соответствующие суммы по статьям данных обязательств будут отражаться в полях Сумма принятых обязательств плана ФХД. аналогичным образом будут заполняться значения в полях Сумма денежных обязательств и Сумма выбытия. При этом наряду с автоматическим формированием сумм исполнений Система осуществляет и контроль связанных показателей.

После заполнения всех полей следует нажать на кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать на кнопку Отмена.

Утверждение плана ФХД

После регистрации плана ФХД его следует утвердить. Для этого в контекстном меню соответствующей строки следует выбрать пункт Состояние > Утвердить. В открывшемся окне необходимо указать дату утверждения (см. Рисунок 75).

Рисунок 75. Утверждение плана ФХД

По умолчанию в поле Дата утверждения подставляется текущая дата.

Изменение плана ФХД

Для внесения изменений в план ФХД (изменение кодов, сумм и Т.Д.) следует в контекстном меню плана выбрать пункт Состояние > Исправить. В открывшемся окне необходимо указать дату внесения изменений (см. Рисунок 76) и скорректировать показатели плана.

Рисунок 76. Исправление плана ФХД

По умолчанию в поле Дата исправления подставляется текущая дата.

Заполнение полей при исправлении плана выполняется аналогично добавлению плана (см. раздел «Регистрация плана ФХД»).

Все состояния плана можно впоследствии просмотреть в хронике изменений.

Чтобы принять измененный план ФХД в работу и продолжать контролировать по нему фактическое исполнение с учетом внесенных изменений, состояние плана необходимо перевести в Утвержден (см. выше).

Показатели исполнения плана ФХД

В течение периода, на который зарегистрирован план, на основе проводок формируются суммы исполнения плановых показателей:

• Для поступлений – это начисление и поступление;

• Для выбытий – это принятые обязательства, денежные обязательства, выбытия.

Суммы исполнения формируются на основе оборотов по счетам, заданным в разделе Учетная политика > Исполнение плана ФХД. Расчет сумм происходит в момент возникновения соответствующих оборотов (отработки документов). А также может быть произведен принудительно вызовом на исполнение соответствующего пункта контекстного меню.

Внимание! расчет сумм исполнения производится только для плана в состоянии «Утвержден». Учетная политика по умолчанию настроена таким образом, что исполнение считается в случае, если план ФХД не содержит детализации по кодам целей субсидийсубвенций и зарегистрирован для видов деятельности относящихся к коду 1 - бюджет.

Контроль операций по плану ФХД

В момент отработки первичных документов можно проверять допустимость возникающих оборотов в рамках утвержденного плана.

Контроль может быть:

• «жесткий» – отработка документа не производится;

• «мягкий» – система выдает только предупредительное сообщение.

Способ производимого контроля задается настройкой в разделе Администрирование > Настройки > Настройка контроля плана ФХД. По умолчанию контроль не осуществляется.

Рисунок 77

Для выбора доступно также еще два пункта:

• Контроль с предупреждением – при выборе данного значения будет выводиться предупредительное сообщение;

• Контроль с ошибкой – при выборе данного значения будет блокироваться отражение в учете тех или иных документов, которые нарушают внутренний контроль фактического исполнения плана ФХД.

Добавление аналитических признаков

Если детализации ведения плана ФХД, предусмотренной базовой поставкой, в силу ведомственных или иных особенностей учреждения недостаточно, её можно расширить любым дополнительным набором аналитических признаков.

Условие, по которому регистрируемый в учреждении план ФХД будет иметь дополнительную детализацию, необходимо задать в соответствующем разделе Учетной политики.

Для перечисления дополнительных аналитических признаков, с учетом которых будет осуществляться регистрация плановых значений и контроль их фактического исполнения, необходимо изменить настройку Учетной политики Исполнение плана ФХД.

На закладке «Расширенная аналитика» необходимо отметить нужные источники дополнительных аналитических признаков.

Рисунок 78

Внимание! Дополнительные аналитические признаки будут доступны ТОЛЬКО для вновь регистрируемых планов ФХД.

Расчеты

Для отражения в учете данных о различных расчетах в системе предусмотрен раздел «Расчеты».

Основания расчетов

Практически все факты вступления организаций в хозяйственные отношения оформляются различными видами соглашений (договоры, счета и т.д.), в рамках которых между организациями происходит обмен первичными документами (накладные, акты выполненных работ и т.д.). Для регистрации в системе документов, которыми оформляются такие отношения, а также отслеживания их исполнения реализован раздел Основания расчетов.

В данном разделе регистрируются все документы, которыми определяются параметры предполагаемых сделок (договоры, счета). Документы регистрируются и когда организация, осуществляющая ведение бухгалтерского учета, является поставщиком, и когда данная организация в рамках предполагаемой сделки является получателем. Реализована возможность отслеживания планов поставки и финансирования, а также внесения изменений в утвержденный документ, с возможностью просмотра истории внесенных изменений.

Для того чтобы зарегистрировать в системе документы-основания расчетов (договор, счет), следует перейти в раздел Расчеты>Основания расчетов. В главном окне раздела расположены две панели: основания расчетов (верхняя панель) и детальные сведения по документу-основанию расчетов: план поставки и план финансирования (нижняя панель) (см. Рисунок 79).

Рисунок 79. Основания расчетов

Добавление основания расчетов

Для добавления основания расчетов следует в контекстном меню панели Основания расчетов выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Основание расчетов :: Добавление» (см. Рисунок 177) заполняются следующие поля:

Рисунок 80. Добавление основания расчетов

Закладка «Документ»:

• Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;

• Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. При нажатии кнопки со значком автоматически формируется уникальный последовательный номер для выбранных покупателя и поставщика;

• Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Входящий/Исходящий – следует отметить входящий или исходящий документ регистрируется, от выбранного значения зависят доступные для выбора значения покупателя и поставщика;

• Дата начала действия, Дата окончания действия – следует указать даты начала и окончания действия регистрируемого документа, значения выбираются из выпадающего календаря;

• Дата утверждения – данное поле заполняется автоматически после утверждения документа;

• Состояние – в данном поле отображается состояние документа (новый документ, утвержден);

• Покупатель – следует указать наименование и счет покупателя, если регистрируется исходящий документ, покупатель выбирается из раскрывающегося словаря контрагенты, если входящий документ – из выпадающего списка. Счет выбирается из выпадающего списка, если у юридического лица зарегистрирован счет в финансовом учреждении;

• Грузополучатель – если грузополучатель и покупатель разные лица, следует указать значение грузополучателя;

• Поставщик – следует указать наименование и счет поставщика, если регистрируется исходящий документ, поставщик выбирается из выпадающего списка, если входящий документ – из раскрывающегося словаря контрагенты. Счет выбирается из выпадающего списка, если у юридического лица зарегистрирован счет в финансовом учреждении;

• Грузоотправитель – если грузоотправитель и поставщик - разные лица, следует указать значение грузоотправителя;

• Бюджетная классификация – если в данном разделе заполнить бюджетную классификацию, то выбранные значения будут автоматически заполнены на остальных закладках;

• Предмет/Основание расчетов – поле предназначено для описания документа-основания расчетов;

• Примечание – поле предназначено для дополнительной информации.

Закладка «Суммы/Исполнение»:

Данная закладка информативная, на ней отображены суммы по документу, суммы фактически перечисленных оплат и отгруженных ТМЦ, а также дата и причины расторжения договора (при расторжении договора) (см. Рисунок 81).

Рисунок 81. Добавление основания расчетов, закладка "Суммы/Исполнение"

Закладка «План поставки»:

После заполнения общих данных по основанию расчетов, необходимо указать детальные сведения о поставляемых товарах/услугах, предусмотренных данным документом (договором или счетом), их стоимости, предполагаемой даты поставки или даты, начиная с которой планируется поставка ТМЦ. Эти сведения указываются на закладке «План поставки» (см. Рисунок 82).

Рисунок 82. Добавление основания расчетов, закладка "План поставки"

Для добавления плана поставки в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «План поставки :: Добавление» (см. Рисунок 83) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 83. Добавление плана поставки

• Дата поставки – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить на предполагаемую дату осуществления поставки;

• Номенклатура, Модификация – если в документе (договоре или счете) оговорены конкретные номенклатурные позиции, которые будут отражены в бухгалтерском учете, их следует указать, выбрав значение из словаря «Номенклатор», при необходимости указать модификацию;

• Код ОКДПО – значение выбирается из раскрывающегося словаря «ОКДП»;

• Наименование товаров, работ, услуг – если в документе (договоре или счете) не указаны точные сведения о номенклатурных позициях, требующих отражения в бухгалтерском учете, в данном поле следует указать наименования предполагаемых к поставке ТМЦ, точное название которых будет определено позже;

• Вид НФА – вид НФА, к которому будут относиться ТМЦ, получаемые по данному документу и учитываемые на счетах, содержащих соответствующий код аналитической группы. Значение выбирается из раскрывающегося словаря;

• Количество – заполняется, если выбрана номенклатура товара/услуги;

• Ставка НДС – значение выбирается из выпадающего списка, также можно отметить пункты Не облагается НДС либо Цена включает НДС;

• Цена – стоимость единицы номенклатуры товара/услуги;

• Сумма в валюте договора – если указаны количество и цена единицы номенклатуры суммы рассчитываются автоматически, либо их можно указать вручную;

• В базовой валюте – автоматически рассчитываются суммы в базовой валюте;

• Бюджетная классификация – если данные поля заполнены на закладке «Документ», то на данной закладке значения будут заполнены автоматически;

• Исполнение – для редактирования недоступно, автоматически формируются суммы в объеме совершенных поставок, отраженных в учете.

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Закладка «План финансирования»:

Чтобы указать детальные сведения по платежам, предусмотренным договором, необходимо перейти на закладку «План финансирования» (см. Рисунок 84).

Рисунок 84. Добавление основания расчетов, закладка "План финансирования"

Для добавления плана финансирования в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «План финансирования :: Добавление» (см. Рисунок 83) необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 85. Добавление плана финансирования

• Дата – следует указать дату намеченного платежа, автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Сумма – указывается сумма намеченного платежа;

• Авансовый платеж – необходимо отметить для строк, содержащих суммы, которые предусмотрены в качестве авансовых оплат;

• Бюджетная классификация – если данные поля заполнены на закладке «Документ», то на данной закладке значения будут заполнены автоматически, при необходимости значения можно изменить;

• Исполнение – для редактирования недоступно, автоматически формируются суммы в объеме совершенных оплат, отраженных в учете, и остаток по данному платежу.

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Утверждение основания расчетов

Если документ согласован его следует утвердить. Для этого в его контекстном меню необходимо выбрать пункт Состояние>Утвердить. Чтобы снять утверждение с документа в его контекстном меню следует выбрать пункт Состояние>Снять утверждение. Информация о состоянии документа отображается в колонке «Состояние».

Изменение основания расчетов

Существует два способа изменения основания расчетов: изменение основания расчетов с сохранением истории изменений и без сохранения. Для изменения параметров основания расчетов без сохранения истории изменений следует выполнить следующие действия:

• Снять утверждение основания расчетов, выбрав в его контекстном меню пункт Состояние > Снять утверждение;

• В контекстном меню изменяемого основания расчетов выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне «Основание расчетов :: Редактирование» следует внести соответствующие изменения и нажать кнопку OK;

• Утвердить измененный документ.

Для изменения параметров основания расчетов с сохранением истории изменений следует выполнить следующие действия:

• Выбрать в контекстном меню изменяемого основания расчетов пункт Состояние > Внести изменение;

• В открывшемся окне «Основание расчетов» внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при изменении основания расчетов аналогичны его добавлению;

• Утвердить измененный документ.

Удаление основания расчетов

Для удаления основания расчетов следует выполнить следующие действия:

• Снять утверждение основания расчетов, выбрав в его контекстном меню пункт
  Состояние > Снять утверждение;

• В контекстном меню удаляемого основания расчетов выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.

Расторжение договора

Если необходимо расторгнуть договор, в его контекстном меню следует выбрать пункт Состояние>Расторгнуть. На экране появится окно «Параметры расторжения», где следует указать основание и причину расторжения, а также дату расторжения, по умолчанию выставлена текущая дата, при необходимости ее можно изменить.

Для расторжения следует нажать кнопку ОК, для закрытия окна без внесения информации на кнопку Отмена. Чтобы снять расторжение с документа в его контекстном меню следует выбрать пункт Состояние>Снять расторжение. Информация о состоянии документа отображается в колонке «Состояние».

Просмотр истории изменений

В системе реализована возможность просмотра истории внесенных изменений в документ. Для этого следует в контекстном меню основания расчетов выбрать пункт Просмотреть изменения. На экране появится окно со списком документов на каждой стадии изменения. Для редактирования данные документы недоступны, возможен только просмотр их параметров.

Формирование первичных бухгалтерских документов

Для формирования первичных бухгалтерских документов следует в контекстном меню утвержденного документа-основания выбрать пункт Сформировать. В открывшемся списке требуется выбрать наименование нужного документа (см. Рисунок 86).

Рисунок 86

Возможно создание следующих документов:

• Акт о приеме-передаче объектов ОС (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче объектов основных средств»);

• Заявка на кассовый расход (подробнее см. «Заявки на кассовый расход»);

• Акт о приеме-передаче групп объектов ОС (подробнее см. «Формирование акта о приеме-передаче группы ОС»);

• Накладная на отпуск ТМЦ (подробнее см. «Накладная на отпуск материалов на сторону»);

• Платежное поручение (подробнее см. «Платежное поручение»);

• Приходный ордер (подробнее см. «Приходные ордера»);

• Бюджетное обязательство (подробнее см. «Учет принятых бюджетных обязательств»);

• Акт выполненных работ (подробнее см. «Расчеты по услугам»).