Работа со словарями

Физические лица

Словарь «Физические лица» предназначен для регистрации сотрудников учреждения, заполняется пользователем самостоятельно. Для работы со словарем физических лиц необходимо воспользоваться пунктом меню Словари>Физические лица. В открывшемся окне представлен список физических лиц, зарегистрированных в системе, при первоначальном обращении к словарю он будет пустым. Данная форма словаря разделена на две области. Верхняя область содержит реквизиты физического лица и состоит из колонок «Мнемокод», «ИНН», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «ФИО». Нижняя представляет собой панель закладок с подробной информацией о физическом лице: контактные данные, персональные документы, сведения о воинском учете, адреса, трудовая деятельность, счета в банках (см. Рисунок 133).

Рисунок 133. Физические лица

Для работы со списком физических лиц доступны следующие действия:

• Добавление физического лица;

• Добавление информации о физическом лице;

• Размножение физического лица;

• Размножение информации о физическом лице;

• Изменение физического лица;

• Изменение информации о физическом лице;

• Удаление физического лица;

• Удаление информации о физическом лице;

• Сделать физическое лицо контрагентом;

• Сделать физическое лицо материально-ответственным лицом.

Добавление физического лица

Для добавления физического лица в контекстном меню списка физических лиц следует выбрать пункт Добавить. На экране появится окно «Физическое лицо :: Добавление» (см. Рисунок 134), где необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 134. Добавление физического лица, «Реквизиты»

Закладка «Реквизиты»:

• Фамилия – фамилия физического лица. Заполняется пользователем вручную;

• Имя – имя физического лица. Заполняется пользователем вручную;

• Отчество – отчество физического лица. Заполняется пользователем вручную;

• Мнемокод – мнемокод физического лица. Рекомендуется вводить фамилию и инициалы, длина обозначения ограничена 20 символами. При нажатии кнопки со значком мнемокод сгенерируется автоматически;

• Пол – пол физического лица. Значение выбирается пользователем из выпадающего списка;

• Дата рождения – дата рождения физического лица. Заполняется пользователем вручную или из выпадающего календаря;

• ИНН - идентификационный номер налогоплательщика. Заполняется пользователем вручную;

• Резидент – признак резидента. Значение установлено по умолчанию, при необходимости следует снять галочку.

Закладка «Прочее»:

Для указания дополнительной информации о физическом лице следует перейти к закладке «Прочее» (см. Рисунок 135), где необходимо заполнить следующие поля:

Рисунок 135. Добавление физического лица, «Прочее»

Раздел «Прочее»:

• Гражданство – гражданство физического лица. При нажатии кнопки со значком можно выбрать значение из раскрывающегося словаря «Гражданства» (см. Рисунок 136). После выбора гражданства следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;

Рисунок 136. Добавление гражданства

• Страховой номер – страховой номер индивидуального лицевого счета. Заполняется пользователем вручную.

Раздел «Место рождения»:

Указываются сведения о месте рождения физического лица;

• Страна – при нажатии кнопки со значком можно выбрать значение из раскрывающегося словаря «Страны» (см. Рисунок 137). После выбора страны следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;

Рисунок 137. Добавление страны

• Регион, Район, Город, Насел. пункт – значения выбираются из классификатора адресов (КЛАДР). Загрузка КЛАДР производится в модуле «Бухгалтерия». Если КЛАДР не загружен, значения можно ввести вручную.

Закладка «Падежи»:

Закладка «Падежи» (см. Рисунок 138) предназначена для указания склонений по падежам Фамилии, Имени, Отчества физического лица. Поля заполняются автоматически и используются при формировании печатных документов, при желании можно изменить значения полей.

Рисунок 138. Добавление физического лица, «Падежи»

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Добавление информации о физическом лице

Персональные данные физического лица (контактная информация, персональные документы, сведения о воинском учете, сведения об образовании, адреса) расположены в нижней части окна «Физические лица» на соответствующих закладках.

Закладка «Контактная информация»:

Для добавления контактной информации физического лица необходимо выделить его в верхней области окна «Физические лица», затем на нижней области окна перейти к закладке «Контактная информация» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить. На экране появится окно «Контактная информация :: Добавление» (см. Рисунок 139), где требуется заполнить следующие поля:

• Вид – вид контактной информации. Значение выбирается из выпадающего списка;

• Значение – значение контактной информации. Заполняется пользователем вручную.

Рисунок 139. Добавление информации о физическом лице, «Контактная информация»

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Закладка «Персональные документы»:

Для добавления информации о персональных документах физического лица (вносится информация о паспорте) необходимо выделить его в верхней области окна «Физические лица», затем на нижней области окна перейти к закладке «Персональные документы» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить. На экране появится окно «Персональный документ :: Добавление» (см. Рисунок 140), где требуется заполнить следующие поля:

• Тип документа – тип документа, удостоверяющего личность. Значение выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «Типы персональных документов». После выбора типа документа следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;

• Серия, Номер – серия, номер персонального документа. Заполняется пользователем вручную;

• Выдан – кем выдан персональный документ. Заполняется пользователем вручную;

• Дата выдачи – дата выдачи персонального документа. Заполняется пользователем вручную или из выпадающего календаря;

• Дата начала – дата начала действия персонального документа. Заполняется пользователем вручную или из выпадающего календаря;

• Дата окончания – дата окончания действия персонального документа. Заполняется автоматически значением поля «Дата выдачи», при необходимости дату можно изменить;

• Код подразделения – код подразделения, выдавшего персональный документ. Заполняется пользователем вручную;

• Примечание – поле предназначено для указания дополнительной информации к персональному документу. Заполняется пользователем вручную.

Рисунок 140. Добавление информации о физическом лице, «Персональные документы»

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Закладка «Адреса»:

Для добавления информации об адресе физического лица необходимо выделить его в верхней области окна «Физические лица», затем на нижней области окна перейти к закладке «Адреса» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить. На экране появится окно «Адрес» (см. Рисунок 141), где требуется заполнить следующие поля:

Рисунок 141. Добавление информации о физическом лице, «Адрес»

• Страна – значение выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «Страны». После выбора страны следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена.

• Регион, Район, Город, Насел. Пункт, Улица – значения выбираются из классификатора адресов (КЛАДР). Загрузка КЛАДР производится в модуле «Бухгалтерия». Если КЛАДР не загружен, значения можно ввести вручную;

• Дом – номер дома. Заполняется пользователем вручную;

• Строение – номер строения. Заполняется пользователем вручную;

• Квартира – номер квартиры. Заполняется пользователем вручную;

• Поч. Индекс – значение почтового индекса. Заполняется пользователем вручную;

• Актуален с – дата, с которой введенный адрес актуален. Заполняется пользователем вручную или выбирается из выпадающего календаря;

• Назначение – чтобы указать назначение адреса, следует поставить галочки напротив нужных пунктов.

После заполнения полей следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Закладка «Счета в банках»:

Для добавления информации о счетах в банках физического лица необходимо выделить его в верхней области окна «Физические лица», затем на нижней области окна перейти к закладке «Счета в банках» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить счет в банке. На экране появится окно «Счет в финансовом учреждении» (см. Рисунок 142), где требуется заполнить следующие поля:

Рисунок 142. Добавление информации о физическом лице, «Счет в финансовом учреждении»

Закладка «Реквизиты счета»:

• Описание – описание счета физического лица. Заполняется пользователем вручную.

Раздел «Счет»:

• Номер счета – номер счета. Заполняется пользователем вручную;

• Валюта – код и наименование валюты. Значение выбирается из выпадающего списка валют.

Раздел «Банк»:

• Банк – краткое наименование банка. При нажатии кнопки со значком можно выбрать значение из раскрывающегося словаря «Финансовые учреждения». После выбора банка следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена;

• Наименование – наименование банка. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Банк»;

• БИК – банковский идентификационный код. Значение выставляется после заполнения поля «Банк».

Раздел «Корреспондентский счет»:

• Счет – описание счета. При нажатии кнопки со значком можно выбрать значение из раскрывающегося словаря «Счета в финансовых учреждениях»;

• Номер – номер корреспондентского счета. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет»;

Раздел «Финансовое учреждение - корреспондент»:

• БИК/Код ОрФК – значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет»;

• Наименование – наименование банка. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет»;

• БИК – банковский идентификационный код. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет».

Раздел «Дата открытия/дата закрытия»:

• Дата открытия – дата открытия счета. Заполняется пользователем вручную или из выпадающего календаря;

• Дата закрытия – дата закрытия счета. Заполняется пользователем вручную или из выпадающего календаря.

Закладка «Отображаемые наименования»:

• Наименование банка для РПД – наименование банка в расчетно-платежных документах. Заполняется пользователем вручную;

• Наименование контрагента для РПД – наименование контрагента в расчетно-платежных документах. Заполняется пользователем вручную.

Размножение физического лица

Если для добавления физического лица не требуется вводить новые данные, а возможно изменить уже имеющиеся, то выбранное физическое лицо можно размножить. Для этого в контекстном меню нужного физического лица следует выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Физическое лицо :: Размножение» требуется внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Содержание и способы заполнения полей при размножении физического лица аналогичны его добавлению (см. раздел «Добавление физического лица»). Разница состоит в том, что поля данной формы будут автоматически заполнены значениями изменяемого физического лица.

Размножение информации о физическом лице

Для размножения информации о физическом лице необходимо выделить его в верхней области окна «Физические лица», затем на нижней области перейти к нужной закладке и в контекстном меню выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне следует внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Заполнение полей при размножении информации о физическом лице выполняется аналогично соответствующему пункту при добавлении информации о физическом лице (см. раздел «Добавление информации о физическом лице«).

Изменение физического лица

Для изменения физического лица в контекстном меню соответствующей записи требуется выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне «Физическое лицо :: Редактирование» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Заполнение полей при изменении физического лица выполняется аналогично его добавлению (см. раздел «Добавление физического лица»).

Изменение информации о физическом лице

Для изменения информации о физическом лице необходимо выделить его в верхней области окна «Физические лица», затем на нижней области перейти к нужной закладке и в контекстном меню выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне следует внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Заполнение полей при изменении информации о физическом лице выполняется аналогично соответствующему пункту при добавлении информации о физическом лице (см. раздел «Добавление информации о физическом лице»).

Удаление физического лица

Для удаления физического лица из списка в его контекстном меню следует выбрать пункт Удалить. Для подтверждения выбранной операции нажмите кнопку Да, для отмены – Нет.

Удаление информации о физическом лице

Для удаления информации о физическом лице необходимо выделить его в верхней области окна «Физические лица», затем на нижней области перейти к нужной закладке и в контекстном меню выбрать пункт Удалить. Для подтверждения выбранной операции нажмите кнопку Да, для отмены – Нет.

Сделать физическое лицо контрагентом

Для того чтобы сделать физическое лицо контрагентом, в контекстном меню соответствующей строки нужно выбрать пункт Сделать контрагентом. На экране появится окно «Выбор каталога контрагента», где необходимо при нажатии кнопки со значком выбрать наименование каталога. После выбора следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена. Введенные данные будут автоматически помещены в словарь «Контрагенты».

Сделать физическое лицо материально-ответственным лицом

Для того чтобы сделать физическое лицо материально-ответственным лицом, в контекстном меню соответствующей строки нужно выбрать пункт Сделать материально-ответственным лицом. На экране появится окно «Выбор каталога материально-ответственного лица», где необходимо при нажатии кнопки со значком выбрать наименование каталога. После выбора следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без внесения информации можно нажать на кнопку Отмена. Введенные данные будут автоматически помещены в словарь «Материально-ответственные лица».

Управление видами прочих документов

Для управления видами прочих документов следует прейти в раздел Словари>Виды прочих документов. Главное окно раздела содержит список видов прочих документов, зарегистрированных в системе (см. Рисунок 143).

Рисунок 143. Виды прочих документов

Для управления видами прочих документов доступны следующие действия:

• Добавление вида прочих документов;

• Изменение вида прочих документов;

• Удаление вида прочих документов.

Добавление вида прочих документов

Для добавления вида прочих документов следует в контекстном меню главного окна раздела «Виды прочих документов» выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне можно указать следующие данные (см. Рисунок 144):

• Мнемокод вида прочих документов;

• Наименование вида прочих документов;

• Тип документа по умолчанию;

• Признак контроля ввода документа;

• Примечание.

Обязательные для заполнения поля выделены цветом.

Рисунок 144. Добавление вида прочих документов

Если необходимо вести контроль ввода документа (период действия документа не может пересекаться с периодом отпуска, командировки, больничного и т.п.), то следует установить галочку «Контроль ввода документа». При установленном флажке на период действия документа не распространяется действия других документов.

После заполнения полей необходимо нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения данных следует нажать кнопку Отмена.

Изменение вида прочих документов

Для редактирования вида прочих документов следует в контекстном меню изменяемой информации выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне следует внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при изменении информации аналогичны добавлению вида прочих документов (см. раздел «Добавление вида прочих документов»). Для закрытия окна без сохранения изменений необходимо нажать кнопку Отмена.

Удаление вида прочих документов

Для удаления вида прочих документов необходимо в контекстном меню удаляемой информации выбрать пункт Удалить.

Управление параметрами ФОТ

При создании/изменении лицевого счета сотрудника или вводе/изменении штатной должности можно указать параметры фонда оплаты труда (ФОТ). При добавлении позиции ФОТ следует указать категорию ФОТ, даты начала и окончания периода действия позиции, а также ставку или коэффициент (см. Рисунок 145). Обязательные для заполнения поля выделены цветом.

Рисунок 145. Добавление позиции ФОТ

Категорию ФОТ следует выбрать из списка доступных категорий (см. Рисунок 146).

Рисунок 146. Категории ФОТ

Для управления списком категорий ФОТ доступны следующие действия:

• Добавление категории;

• Изменение категории;

• Удаление категории.

Добавление категории

Для добавления категории ФОТ в контекстном меню панели списка категорий (см. Рисунок 146) следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать параметры новой категории (см. Рисунок 147).

Рисунок 147. Добавление категории ФОТ

Порядковый номер можно ввести с клавиатуры или сформировать автоматически. Для автоматического формирования номера следует нажать кнопку с изображением «галочки» справа от поля Порядковый номер.

Для установки зависимости некоторой категории ФОТ от другой категории следует выбрать зависимость и установить коэффициент зависимости. Коэффициент можно установить в процентах или ставках. Зависимость можно выбрать из представленного списка (см. Рисунок 148).

Рисунок 148. Группы категорий ФОТ

Кроме того, список зависимостей можно корректировать.

Для добавления зависимости в контекстном меню панели списка групп категорий ФОТ (см. Рисунок 148) следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне можно указать мнемокод и наименование группы (см. Рисунок 149).

Рисунок 149. Добавление группы категорий ФОТ

После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать кнопку Отмена.

Для заполнения состава новой категории в контекстном меню панели «Состав категорий ФОТ» (см. Рисунок 148) следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать входимость в ФОТ и позицию ФОТ, от которой создается зависимость (Рисунок 150).

Рисунок 150. Добавление состава категории ФОТ

В поле Входимость в ФОТ следует указать, расчет какого параметра будет зависеть от группы.

В поле Позиция ФОТ следует указать позицию, от значения которой будет зависеть значение рассчитываемого параметра.

После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать кнопку Отмена.

Также удобно добавлять группы категорий размножением. Если для добавления группы необходимо только изменить некоторые значения полей существующей группы, то в контекстном меню существующей группы можно выбрать пункт Размножить и внести соответствующие изменения. Заполнение полей при размножении группы аналогичны добавлению группы (см. выше).

Для редактирования зависимости в контекстном меню панели списка групп категорий ФОТ (см. Рисунок 148) следует выбрать пункт Изменить. Изменение зависимости выполняется аналогично добавлению зависимости (см. выше).

Для удаления зависимости в контекстном меню панели списка групп категорий ФОТ (см. Рисунок 148) следует выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.

Для учета добавляемой категории при расчете суммы по ФОТ необходимо установить галочку «Включать в сумму по ФОТ» (см. Рисунок 147).

Для указания параметров округления суммы и ставки следует задать соответствующие значение в разделах «Ставка» и «Сумма» (см. Рисунок 147).

После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения изменений можно нажать кнопку Отмена.

Также удобно добавлять категории ФОТ размножением. Если для добавления категории необходимо только изменить некоторые значения полей существующей категории, то в контекстном меню существующей категории можно выбрать пункт Размножить и внести соответствующие изменения. Заполнение полей при размножении категории аналогичны добавлению категории (см. выше).

Изменение категории

Для редактирования категории необходимо в контекстном меню изменяемых данных выбрать пункт Изменить. Дополнение/изменение данных выполняется аналогично добавлению категории (см. раздел «Добавление категории»).

После заполнения полей необходимо нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения данных следует нажать кнопку Отмена.

Удаление категории

Для удаления категории необходимо в контекстном меню удаляемых данных выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.