13.Ведомости

Рассчитав заработную плату, приступаем к формированию ведомостей. Сформулируем основную задачу данной главы:

Сформировать расчетно-платежную ведомость на выдачу Иванова А.С. заработной платы за март 2013 года.

Отправной точкой будут результаты, полученные в разделе «Расчет» предыдущей главы. Ведомости формируются в журнале лицевых счетов раздела Заработная плата/Расчет>Расчет заработной платы и автоматически помещаются в журнал учета ведомостей. В журнале выполняются следующие операции: печать ведомостей и отчетов, формирование сводов проводок по заработной плате и карточек перечислений.

Формирование ведомости

Для формирования ведомости следует:

В журнале лицевых счетов раздела Заработная плата/Расчет>Расчет заработной платы отметить лицевые счета, которые должны быть включены в ведомость, – то есть, отмечаем все тот же единственный лицевой счет единственного сотрудника нашей организации Иванова А.С.;

Вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт Ведомости>Сформировать;

В открывшемся окне задать параметры формирования ведомости (см. ниже) и нажать кнопку ОК.

Ведомость сформирована и помещена в журнал учета ведомостей. Чуть позже мы перейдем в этот журнал и продолжим работу с ведомостью, но прежде обсудим заданные нами параметры формирования ведомости.

Параметры формирования ведомости

Рисунок 63. Параметры формирования ведомости

Собственно, все параметры, по умолчанию заданные системой, мы оставили без изменений. Подробнее о назначении полей формы см. раздел «Формирование ведомости на выдачу заработной платы».

Работа с ведомостью в журнале учета ведомостей

Итак, ведомость сформирована. Теперь мы можем распечатать ее и выдать заработную плату. При желании можно оформить перевод заработной платы на банковский счет или по почте. Для выполнения этих и других действий необходимо перейти в журнал учета ведомостей, находящийся в разделе Заработная плата/Расчет>Ведомости. Войдя в журнал, убеждаемся, что ведомость действительно сформирована, о чем свидетельствует запись в корневом каталоге:

Рисунок 64. Ведомости

Примечание: Журнал ведомостей, как и все прочие журналы системы, позволяет создать структуру вложенных каталогов. Сформированные ведомости автоматически помещаются в корневой каталог, затем их можно распределить по каталогам, воспользовавшись функцией контекстного меню Переместить в каталог.

Список сотрудников, проходящих по ведомости

Чтобы увидеть список сотрудников, проходящих по ведомости необходимо в контекстном меню ведомости выбрать пункт Лицевые счета. Выглядит наш список следующим образом:

Рисунок 65. Список ЛС, проходящих по ведомости

В ведомость включен один сотрудник, Иванов Алексей Сергеевич, сумма к выдаче – 12592,00 рублей. Информация о количестве ставок, должности, виде ЛС взяты из лицевого счета сотрудника.

Внимание: Говорить о том, что в ведомость включен сотрудник некорректно, правильно говорить о включении в ведомость лицевого счета, т.к. сотрудник может иметь несколько лицевых счетов, и каждый из них может быть включен в ведомость.

Печать

В данном разделе возможен вывод на печать следующих отчетных документов:

• Платежная ведомость ф. 0504403;

• Расчетно-платежная ведомость ф. 0504401;

• Расчетная ведомость ф. 0301010.

Для печати платежной ведомости необходимо в контекстном меню нашей ведомости выбрать соответствующий пункт, и указать параметры формирования (подробнее см. раздел «Печать документов»).

Анализ расчетов заработной платы

В системе реализована возможность выполнять просмотр и анализ состава выданных по ведомости сумм, для этого предназначен пункт контекстного меню Анализ ЗП. Параметры анализа расчетов можно устанавливать по собственному желанию, что позволяет получить требуемые данные в нужных разрезах (подробнее см. раздел «Анализ заработной платы»). Посмотрим анализ расчетов нашей ведомости:

Рисунок 66. Анализ расчетов ЗП

Межрасчетные ведомости

Межрасчетные ведомости предназначены для того, чтобы производить в течение месяца несколько выплат, не создавая для них отдельных расчетов.

Необходимость в специального вида ведомостях связана со следующей особенностью системы. После того как мы рассчитали заработную плату по основному лицевому счету Иванова А.С.и включили его в ведомость за март, мы уже не сможем больше ничего рассчитать в марте по данному лицевому счету в расчете «Заработная плата». До следующего месяца лицевой счет, включенный в ведомость, становится недоступным для расчетов в «расчете», в котором была сформирована ведомость.

К сведению: Лицевой счет станет доступным для расчетов, если расформировать ведомость, в которую он включен.

Таким образом, если бы в середине месяца мы захотели рассчитать и выдать сотрудникам аванс (премию и т.п.), мы должны были бы заводить для этого специальный расчет и в нем рассчитывать аванс, а также формировать ведомость на его выдачу. Либо, оставаясь в рамках расчета «Заработная плата», сформировать для выдачи аванса вместо обычной межрасчетную ведомость.

Следовательно, межрасчетная ведомость служит для того, чтобы можно было включать в неё авансовые расчеты (например, удержание «Банк») и формировать перечисления на карту в середине месяца. Но при этом иметь возможность продолжить расчет заработной платы, чтобы в конце месяца сформировать перечисление по обычной (заключительной) ведомости.

Межрасчетная ведомость формируется так же, как обычная, только в параметрах формирования ставится отметка о том, что ведомость межрасчетная, и указывается выплата (удержание), по которой формируется ведомость (см. 67).

Рисунок 67

Межрасчетная ведомость имеет следующие особенности: и выплаты, и удержания входят в нее со знаком «+» (т.е. удержания наравне с выплатами входят в сумму «на руки»). В остальном межрасчетная ведомость ничем не отличается от обычной. После создания межрасчетной ведомости можно продолжать работу с начислениями, не включенными в такую ведомость, в то время как обычная ведомость закрывает все начисления в текущем расчете от редактирования.