Общая информация

В разделе представлена общая информация для работы с системой.

Сортировка

Каждое поле таблицы можно отсортировать по возрастанию и убыванию (для текстовых
полей – по алфавиту в прямом и обратном порядке). Для быстрой сортировки следует навести курсор на заголовок таблицы и нажать левую кнопку мыши. При повторном нажатии значения в столбце будут отсортированы в обратном порядке. Кроме того, в контекстном меню заголовка таблицы можно выбрать необходимый вариант сортировки:

• по возрастанию;

• по убыванию;

• не сортировать.

Группировка

Также для удобства предусмотрена группировка записей таблицы по некоторому полю (столбцу), с её помощью можно получать списки любого уровня вложенности. Для группировки следует в контекстном меню заголовка столбца таблицы выбрать пункт Сгруппировать по колонке. Все данные таблицы будут сгруппированы по значениям выбранного столбца (см. Рисунок 13).

Рисунок 13. Группировка по колонке

Если необходимо выполнить группировку внутри группы, то следует также в контекстном меню заголовка столбца таблицы выбрать пункт Сгруппировать по колонке. Для работы с областью группировки в контекстном меню столбца таблицы необходимо выбрать пункт Область группировки и мышкой перетащить на серую область столбцы, по которым требуется сгруппировать данные (см. Рисунок 14).

Рисунок 14. Область группировки

Применение фильтра

Для быстрого поиска значения, удовлетворяющего некоторому условию, по столбцу таблицы используется фильтр. Для использования фильтра следует навести курсор мыши на значок в правом верхнем углу заголовка столбца и нажать левую кнопку мыши. Возможные значения фильтра:

• Свое (указанное) значение – в открывшемся окошке следует указать условие отбора: из выпадающего списка выбрать оператор сравнения и в поле напротив указать соответствующее значение;

Можно указать два одновременно выполняемых условия (переключатель в положении «И») или два условия, из которых необходимо выполнение хотя бы одного (переключатель в положении «Или») (см. Рисунок 15). Для применения фильтра следует нажать кнопку OK, для закрытия окна – кнопку Отмена.

• Пустое значение – будут выбраны записи таблицы с пустым значением выбранного поля;

• Непустое значение – будут выбраны записи таблицы с непустым значением выбранного поля;

• Значение – будут выбраны записи таблицы, в которых значение выбранного поля соответствует указанному значению.

Рисунок 15. Создание фильтра

Вызов контекстного меню

Для вызова контекстного меню формы используется правая клавиша мыши (при настройке мыши для левой руки – левая кнопка мыши). Контекстное меню содержит команды для объекта, находившегося под указателем мыши в момент вызова меню.

Заполнение полей

При заполнении полей используются следующие кнопки:

• Кнопка со значком – используется для открытия вспомогательного окна для выбора необходимого значения поля. На вспомогательной форме обычно представлена таблица значений поля с некоторыми дополнительными параметрами;

• Кнопка со значком – используется для раскрытия выпадающего списка значений поля или выпадающего календаря;

• Кнопка со значком – используется для очистки значения поля;

• Кнопка со значком – используется для редактирования выбранного значения;

• Кнопка со значком – используется для ввода числовых значений с помощью виртуального калькулятора.

Обязательные для заполнения поля отмечены на форме красной рамкой.

Работа с таблицами

Информация в системе представлена в виде таблиц. При работе с таблицами доступны следующие действия:

• Выделение данных;

• Добавление данных;

• Размножение данных;

• Изменение данных;

• Удаление данных.

Выделение данных

Предусмотрено несколько способов выделения строк в таблицах с данными:

• с помощью клавиш Shift или Ctrl или Ctrl+A (аналогично стандартным средствам Windows);

• с помощью клавиш «+» (выделить все) или «-» (снять все выделения);

• с помощью отметки строк в специальной колонке «*», строки выделяются левой кнопкой мыши или клавишей «Пробел»;

• с помощью кнопки «*» на экранной форме или клавиатуре можно произвести инверсию (ранее невыделенные записи становятся выделенными и наоборот) выделенных строк:

Рисунок 16

Добавление данных

Для добавления новой записи в таблицу требуется вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Наименование Окна :: Добавление» следует указать необходимую информацию и нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения данных можно нажать кнопку Отмена.

После добавления новая строка будет отображена в таблице. Если этого не произошло, следует вызвать контекстное меню и выбрать пункт Обновить.

Размножение данных

Если для добавления записи в таблицу не требуется вводить новые данные, а возможно изменить уже имеющиеся, то существующую запись можно размножить. Для этого в контекстном меню нужной строки необходимо выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Наименование окна :: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Содержание и способы заполнения полей при размножении данных аналогичны их добавлению. Разница состоит в том, что поля будут автоматически заполнены значениями изменяемой записи.

Изменение данных

Для редактирования данных таблицы необходимо вызвать контекстное меню изменяемой записи и выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне «Наименование Окна :: Редактирование» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Изменение данных выполняется аналогично их добавлению. Для закрытия окна без сохранения данных следует нажать кнопку Отмена.

Изменение отработанных данных

Для изменения отработанных в учете документов следует выполнить следующие действия:

• Снять отработку документа, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку;

• В контекстном меню изменяемого документа выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне «Наименование документа :: Редактирование» следует внести соответствующие изменения и нажать кнопку OK;

• Отработать документ в учете, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Отработать в учете.

Удаление данных

Для удаления данных из системы необходимо вызвать контекстное меню удаляемой записи и выбрать пункт Удалить. В некоторых случаях необходимо подтвердить удаление. Для подтверждения выбранной операции нажмите кнопку Да, для отмены – Нет.

Удаление отработанных данных

Для удаления отработанных в учете документов следует выполнить следующие действия:

• Снять отработку документа, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку.

• В контекстном меню удаляемого документа выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.

Обновление данных

Если после добавления данных новая запись не отобразилась в таблице необходимо вызвать контекстное меню и выбрать пункт Обновить.

Итоги по таблице

В любых таблицах можно осуществить вывод суммарной информации по колонке. Для этого необходимо в контекстном меню заголовка колонки выбрать одно из следующих значений:

Рисунок 17

• Сумма – для вывода суммы;

• Минимум – для вывода минимального значения;

• Максимум – для вывода максимального значения;

• Количество – для вывода количества записей;

• Среднее – для вывода среднего значения;

• Отсутствует – для отмены вывода информации по колонке.

При этом если выделить несколько записей, то появится дополнительная строка с итогами по отмеченным записям:

Рисунок 18

Панель задач

Рисунок 19

Панель задач — элемент среды рабочего стола, используется для запуска или управления открытыми окнами. Панель задач представляет собой длинную горизонтальную полосу в верхней части экрана. В частности на ней отображаются открытые окна программы, также она служит для быстрого запуска элементов системы.

Для закрепления в панели задач желаемого элемента необходимо в его контекстном меню выбрать пункт Закрепить в панели. Теперь значок элемента будет отображаться на панели. Чтобы удалить значок с панели задач необходимо в его контекстном меню выбрать пункт Открепить.

Поиск разделов

В верхнем правом углу рабочего стола присутствует панель для быстрого поиска и перехода по разделам системы. При вводе первых букв будут отображены подходящие по названию разделы, а также наименование страницы, в которой он расположен, и Вы сможете осуществить быстрый переход:

Рисунок 20

Работа с каталогами

Записи определенных разделов (главной таблицы определенных разделов) Системы могут находиться (быть зарегистрированы) в определенных каталогах (подкаталогах) иерархического дерева каталогов, что облегчает работу с большим количеством записей:

Рисунок 21

Признаком таких разделов является наличие в боковом меню главной таблицы раздела пункта Каталоги:

Рисунок 22

Отображение дерева каталогов и позиционирование на определенном каталоге (подкаталоге) запоминается Системой при закрытии раздела и автоматически восстанавливается при последующем открытии раздела.

Работая с деревом каталогов, можно выполнить следующие типовые действия:

• Список - включить/выключить режим списка, при котором в разделе отображаются записи текущего каталога и всех его подкаталогов. Чтобы включить/выключить режим списка выбранного каталога, сделайте его текущим и выберите действие Список:

Рисунок 23

Все каталоги (подкаталоги), записи которых составляют общий список, помечаются галочкой:

Рисунок 24

Имеется также более широкая возможность отображения записей каталогов, расположенных «произвольным образом» в дереве. Для этого следует отметить (щелчком мыши) нужные каталоги.

• Очистить список – данное действие предназначено для отмены всех отметок и выделений;

• Выбрать каталог (сделать каталог текущим) – для этого надо щелкнуть мышью на названии нужного каталога. В основной таблице раздела отобразятся записи, зарегистрированные в этом каталоге;

• Развернуть каталог (показать подкаталоги текущего каталога) – для этого:

• дважды щелкните мышью на названии нужного (свернутого) каталога;

• щелкните мышью на символе «+» (плюс) возле выбранного каталога.

• Свернуть каталог – для этого:

• дважды щелкните мышью на названии нужного (развернутого) каталога;

• щелкните мышью на символе «-» (минус) возле выбранного каталога.

• Добавить каталог – чтобы добавить новый каталог, установите курсор в дереве каталогов на каталог, подкаталогом которого будет создаваемый каталог, и вызовите действие Новый каталог;

• Исправить наименование каталога – для этого:

• выберите действие Переименовать;

• Удалить текущий каталог – чтобы удалить текущий каталог, вызовите действие Удалить;

• Обновить дерево каталогов, приведя его в соответствие с актуальным состоянием базы данных – для этого выберите действие Обновить.

Установка текущей даты

По умолчанию документы в системе регистрируются текущей датой, если возникает необходимость регистрации документов конкретной датой, ее можно установить, воспользовавшись разделом Настройки>Установка текущей даты (см. Рисунок 25).

Рисунок 25. Установка текущей даты для пользователя

Варианты настройки:

• Использовать текущую дату – следует отметить галочкой, если при регистрации документов требуется использовать текущую системную дату;

• Установить дату – следует отметить галочкой и выбрать дату из выпадающего календаря для установки конкретной даты регистрации документов.

Основные значения полей в документарных разделах

• Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка при регистрации первого документа в разделе, для последующих документов устанавливается автоматически;

• Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. Автоматически формируется уникальный последовательный номер в пределах указанного префикса, а также обслуживаемой организации, заданной в документе, и года, указанного в дате документа;

• Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Дата операции – дата операции для отражения в учете, автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;

• Организация – наименование обслуживаемой организации, значение выбирается из выпадающего списка при регистрации первого документа в разделе, для последующих документов устанавливается автоматически;

• Поставщик – наименование организации-поставщика;

• Документ поставщика – следует указать реальные реквизиты документа поставщика, по которому получены соответствующие НФА, работы или услуги, например, накладной. В дальнейшем эти данные можно использовать при формировании оборотной ведомости по дебиторам/кредиторам (см. раздел «Оборотная ведомость по дебиторам / кредиторам»). Реквизиты документа поставщика можно задать в разделах, на основании которых отражается поступление ОС или ТМЦ, получаемых от поставщиков, а именно:

• Акты о приеме-передаче основных средств (см. раздел «Отражение принятия к учету основных средств»);

• Приходные ордера (см раздел «Приходные ордера»);

• Документы поставщиков (см. раздел «Документы поставщиков»).

• Документ основание – если документ-основание в системе не регистрируется (например, приказ), то можно сохранить только его реквизиты. Для сохранения реквизитов документа следует заполнить необходимые поля раздела «Документ-основание» и нажать на кнопку Заполнить справа от полей для ввода. Если документом-основанием является документ, зарегистрированный в системе, то в полях Вид документа, Тип документа, Номер документа, Дата документа можно указать параметры для поиска и выбрать из предложенного списка документ-основание. Если документ с указанными параметрами один, он будет автоматически указан в качестве документа-основания;

• КБК/Источник обеспечения/Вид НФА – предназначено для автоматического заполнения одноименных полей при добавлении позиций спецификации (расшифровки) документа. Если отдельные позиции спецификации документа должны отражаться по счетам с другими КБК, Источником обеспечения или Видом НФА соответствующие значения можно изменить конкретно для таких позиций. При этом:

• КБК – значение выбирается из словаря «Бюджетные классификации». После отработки документа в учете будут сформированы проводки по счетам с соответствующими кодами бюджетной классификации (первые 17 символов счета);

• Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка. После отработки документа в учете будут сформированы проводки по счетам с кодами вида деятельности (18-й символ счета), соответствующими заданным значениям;

• Вид НФА – значение выбирается из словаря «Виды НФА». После отработки документа в учете будут сформированы проводки по счетам с соответствующими аналитическими кодами групп счетов учета НФА (22-й символ счета), соответствующими заданным значениям;

• Валюта – значение выбирается из выпадающего списка;

• Курс – следует указать курс валюты по отношению к рублю, если выбранная валюта отлична от рубля;

• Суммы – значения выставляются автоматически на основании записей, зарегистрированных в спецификации документа;

• Примечание – можно указать дополнительную информацию для формируемого документа.

Инвентаризационная комиссия/Работа с шаблонами комиссий

Во многих документарных разделах на закладке «Комиссия» можно указать членов инвентаризационной комиссии:

Рисунок 26. "Комиссия"

Членов комиссии можно добавить по одному или списком.

Для добавлении одного члена комиссии в контекстном меню раздела «Члены комиссии» следует выбрать пункт Добавить и в открывшемся окне указать данные члена комиссии:

Рисунок 27. Добавление члена комиссии

Если член комиссии зарегистрирован в системе, то его следует выбрать из списка физических лиц. В противном случае его имя следует указать в поле ФИО.

Если добавляемый член комиссии является председателем комиссии, то следует установить флажок «Председатель комиссии». Председатель комиссии может быть только один.

При добавлении членов комиссии списком необходимо воспользоваться шаблоном комиссий:

Рисунок 28. Шаблоны комиссий

Для добавления шаблона комиссии в контекстном меню панели «Шаблоны комиссий» следует выбрать пункт Добавить и заполнить соответствующие поля.

Рисунок 29. Добавление шаблона комиссий

Добавление членов комиссии осуществляется аналогично описанному выше.

Настройки отработки документов в ХО

Основные настройки

Рисунок 30

Необходимо отметить вид учета для отработки.

Настройки алгоритмов после отработки

Отработка документов поставщиков

Рисунок 31

Закладка алгоритм создания карточек капвложений после отработки в ХО

• Карточка учета капвложений – можно указать префикс и номер создаваемой в результате отработки документа карточки учета капвложений.

Рисунок 32

Закладка взаиморасчеты по авансам

На данной закладке указываются параметры создания (Тип, Префикс, Номер и Дата) бухгалтерских справок на зачет аванса и на сторнирование денежных обязательств.

Словари

В разделе представлено описание работы со словарями.

Участники бюджетного процесса

Словарь «Участники бюджетного процесса» предназначен для регистрации дополнительных сведений о «Юридических лицах», которые позволяют их идентифицировать и определять их роль в бюджетном процессе. Таким образом, в словаре ведется учет юридических лиц с указанием бюджета, к которому они относятся, их идентификационного кода, а также того, кем они являются в рамках исполнения соответствующего бюджета (ГРБС, ПБС, АДБ и т.п.).

В словаре необходимо зарегистрировать сведения о юридических лицах, выступающих в качестве участников бюджетного процесса:

• от имени которых ведется учет в системе;

• которые являются распорядителями либо учредителями для организаций, осуществляющих ведение учета в системе (для регистрации документов по доведению бюджетных назначений);

• расчеты с которыми (межбюджетные, внутрибюджетные и т.п.) отражаются в учете на основании «извещений ф. 0504805».

Сведения о юридических лицах, зарегистрированные в данном словаре, используются при регистрации первичных документов, которыми учреждение, осуществляющее ведение учета в системе, обменивается с другими государственными учреждениями, казначейством, ГРБС и т.д. Такие документы регистрируются в следующих разделах:

• Расходные расписания (подробнее см. «Расходные расписания»);

• Бюджетное обязательство (подробнее см. «Учет принятых бюджетных обязательств»);

• Заявки на внесения изменений в БО;

• Документы раздела «Безналичные расчеты» (подробнее см. «Безналичные расчеты»):

• Заявка на кассовый расход (подробнее см. «Заявки на кассовый расход»);

• Запросы на выяснение принадлежности платежей;

• Заявки на получение наличных денег;

• Уведомления об уточнении принадлежности платежей;

• Запросы на аннулирование заявок;

• Выписка из лицевого счета ПБС (подробнее см. «Выписка из лицевого счета ПБС»).

• Входящее извещение (подробнее см. «Входящие извещения»);

• Исходящее извещение (подробнее см. «Исходящие извещения»).

Для работы со словарем необходимо воспользоваться пунктом меню Словари>Участники бюджетного процесса. Данная форма словаря разделена на две области. Верхняя область содержит основную информацию об участнике бюджетного процесса и состоит из колонок «Код», «Наименование», «Глава», «Вышестоящее УБП», «Бюджет», нижняя область предназначена для внесения информации о бюджетных полномочиях участника бюджетного процесса.

Рисунок 33. Участники бюджетного процесса

Добавление участника бюджетного процесса

Для добавления сведений о юридическом лице – участнике бюджетного процесса в контекстном меню верхней панели окна «Участники бюджетного процесса» следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне требуется указать основную информацию о новом участнике бюджетного процесса:

Рисунок 34 Добавление участника бюджетного процесса

Закладка «Участник бюджетного процесса»:

• Код – код участника бюджетного процесса (УБП), который присвоен зарегистрированному учреждению;

• Наименование – наименование УБП. Значение устанавливается автоматически после выбора юридического лица. Наименование участника может отличаться от наименования соответствующего юридического лица, в этом случае значение можно отредактировать;

• Юридическое лицо – при нажатии кнопки со значком необходимо указать юридическое лицо, соответствующее новому участнику бюджетного процесса, выбрав значение из раскрывающегося словаря «Юридические лица»;

• Бюджет – при нажатии кнопки со значком следует указать наименование бюджета, из которого финансируется деятельность участника бюджетного процесса, выбрав значение из раскрывающегося словаря «Бюджет»:

Рисунок 35. Бюджеты

Для добавления бюджета в контекстном меню окна «Бюджеты» следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать данные бюджета (см. Рисунок 36).

Рисунок 36. Добавление бюджета

• Код – код бюджета;

• Наименование – указывается полное наименование бюджета;

• Вид бюджета – следует указать, к какому уровню относится данный бюджет;

• Финансовый орган – необходимо указать юридическое лицо из словаря «Контрагенты», которое является финансовым органом, организующим исполнение данного бюджета.

После заполнения полей следует сохранить введенные сведения, нажав кнопку OK.

• Глава – код ППП по ведомственной принадлежности. При нажатии кнопки со значком необходимо указать ведомство, которому подчинен новый участник бюджетного процесса, выбрав значение из раскрывающегося словаря «Администраторы бюджета»;

• Вышестоящий УБП – при нажатии кнопки со значком можно указать вышестоящего участника бюджетного процесса, выбрав значение из раскрывающегося словаря «Участники бюджетного процесса».

Закладка «Бюджетные полномочия»:

На данной закладке указываются сведения о лицевых счетах учреждения и соответствующих им полномочиях (ПБС, АДБ и прочие).

Для указания бюджетных полномочий участника бюджетного процесса следует перейти к закладке «Бюджетные полномочия». В открывшемся окне необходимо перечислить все бюджетные полномочия нового участника бюджетного процесса (см. Рисунок 37).

Рисунок 37. Добавление участника бюджетного процесса, "Бюджетные полномочия"

Для добавления полномочия в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне следует указать следующие параметры бюджетных полномочий (см. Рисунок 38):

Рисунок 38. Добавление бюджетных полномочий

Вид бюджетного полномочия: ПБС, РБС, АДБ либо иное значение. Если участник бюджетного процесса наделен несколькими полномочиями, то в поле Уровень привилегии следует указать уровень полномочия в порядке возрастания, начиная с основного полномочия участника бюджетного процесса.

Для каждого вида бюджетных полномочий следует указать номер лицевого счета, через который исполняется бюджет в рамках данных полномочий. Один номер лицевого счета может использоваться только для одного вида бюджетных полномочий.

Например: указывается распорядительский счет для полномочий РБС, счет для поступлений доходов бюджета для полномочий АДБ или лицевой счет получателя для простого ПБС.

Добавление ЛС осуществляется при помощи пункта контекстного меню Добавить. В открывшемся окне необходимо выбрать соответствующий лицевой счет. Если сведения о лицевом счете ранее не были зарегистрированы, это необходимо сделать, выбрав в контекстном меню окна «Счета в финансовых учреждениях» пункт Добавить счет в казначействе. В открывшемся окне требуется заполнить следующие поля:

Рисунок 39. Добавление счета в Казначействе

• Описание – описание счета юридического лица. Заполняется пользователем вручную.

• Номер счета – номер счета. Заполняется пользователем вручную;

• Валюта - код и наименование валюты. Значение выбирается из выпадающего списка валют.

• Казначейство – краткое наименование казначейства. При нажатии кнопки со значком можно выбрать значение из раскрывающегося словаря «Финансовые учреждения»;

• Наименование – наименование казначейства. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Казначейство»;

• Код ОрФК – код органа федерального казначейства. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Казначейство».

• Счет – описание счета. При нажатии кнопки со значком можно выбрать значение из раскрывающегося словаря «Счета в финансовых учреждениях»;

• Номер – номер корреспондентского счета. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет».

• Фин. учреждение – указывается банк, в котором открыт единый счет бюджета. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет»;

• Наименование – наименование банка. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет»;

• БИК/Код ОРФК – банковский идентификационный код. Значение выставляется автоматически после заполнения поля «Счет».

После заполнения полей следует сохранить введенные сведения, нажав кнопку OK.

Добавленную запись следует выбрать в качестве лицевого счета бюджетных полномочий.